Vaste kostenvergoeding WKR: onderzoek en goede onderbouwing noodzakelijk!

Benut vrije ruimte optimaal!

Bij gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen gaat de vergoeding niet ten laste van de vrije ruimte. U kunt echter wel gebruikmaken van de vrije ruimte en de vergoeding zo onbelast verstrekken. Let op, u bent over het overschreden bedrag van de vrije ruimte 80 procent eindheffing verschuldigd!

Daarnaast geldt een gebruikelijkheidstoets voor loonbestanddelen die u onder de eindheffing aanwijst: u mag niet meer dan 30 procent afwijken van hetgeen gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden. Hiervoor geldt een doelmatigheidsmarge van 2.400 euro per werknemer. Onder deze grens neemt de Belastingdienst de gebruikelijkheid aan, bij overschrijding denkt de Belastingdienst al snel dat u niet voldoet aan de gebruikelijkheidstoets.

Voldoe aan verplichte onderbouwing en kostenonderzoek

Wijst u de kostenvergoeding aan als gericht vrijgesteld of intermediaire kosten, dan bent u als werkgever verplicht een onderbouwing hiervan in het dossier vast te leggen. Ook bent u verplicht om een (periodiek) onderzoek te verrichten naar de uitgaven voor deze vergoedingen en dit vast te leggen in het dossier. Dit kostenonderzoek moet plaatsvinden over een representatieve periode van tenminste drie aaneengesloten maanden en is noodzakelijk. Hiermee kunt u bij een boekenonderzoek aantonen waar de vergoedingen voor zijn en hoe deze tot stand zijn gekomen. Heeft u al eerder onderzoek gedaan, herhaal dit dan periodiek, bijvoorbeeld één keer per vijf jaar of steekproefsgewijs.

Rechtbank Gelderland bevestigt noodzaak onderbouwing

Een uitspraak van de rechtbank Gelderland toont duidelijk het belang aan van een goede onderbouwing. De Belastingdienst rekende de vergoedingen die een accountantskantoor aan haar werknemers verstrekte tot het eindheffingsloon van de WKR. Hierover is vervolgens een naheffingsaanslag loonheffingen opgelegd. Het accountantskantoor betaalde vier jaar lang maandelijks een kostenvergoeding voor lidmaatschappen van businessclubs en netwerkverenigingen aan haar werknemers. Deze kosten hebben in beginsel geen zakelijk karakter en konden zij dus niet gericht vrijgesteld vergoeden. De bewijslast ligt dan bij de werkgever om aan te tonen dat dit niet zo is.

Voorwaarden voor verstrekken van een vaste, onbelaste kostenvergoedingen

In het ‘Handboek Loonheffingen’ staan de voorwaarden waaraan u moet voldoen bij het verstrekken van een vaste, onbelaste kostenvergoeding, welke niet ten koste gaat van de vrije ruimte:

• U kunt het bedrag van de vrijstellingen en kosten aannemelijk maken.
• U omschrijft elke vrijstelling en kostenpost.
• U geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd (specificatie voor vrijgestelde en andere kostenposten).
• U onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden zijn gewijzigd. Dit geldt in principe alleen voor nieuwe kostenvergoedingen. Als de vaste kostenvergoedingen al bestonden voordat u de WKR toepaste, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden ongewijzigd zijn. Echter, is dit wel aan te bevelen, omdat de meeste kosten zijn toegenomen.
• Voor toepassing van de gerichte vrijstellingen geldt dat de Belastingdienst de kostenvergoeding als eindheffingsloon aanwijst. Aanwijzing moet plaatsvinden voordat de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling plaatsvindt.

Voldoet u niet aan de voorwaarden?

Als u niet voldoet aan deze voorwaarden, dan merkt de Belastingdienst de vaste kostenvergoedingen alsnog aan als loon van uw werknemer. U kunt in dit geval de kostenvergoeding nog aanwijzen als eindheffingsloon, maar dit gaat dan wel ten koste van de vrije ruimte.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het verstrekken van de vaste kostenvergoeding of wilt u advies om meer in control te zijn op dit punt? Neem contact op met onze ervaren adviseurs. Zij helpen u graag bij het optimaliseren van uw toepassing van de WKR en de vaste kostenvergoedingen.