Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (Noodwet) van kracht

Update 26 oktober 2020: De Noodwet zou in beginsel op 1 september 2020 vervallen. Inmiddels is de werkingsduur van de Noodwet vanwege de aanhoudende COVID-19-beperkingen bij Koninklijk Besluit verlengd tot 1 december 2020. De vervaldatum van 1 december 2020 kan te zijner tijd opnieuw worden verlengd, indien dit in verband met COVID-19-beperkingen nodig is. Verlenging kan onbeperkt plaatsvinden, steeds voor een maximumperiode van twee maanden.

Algemene vergaderingen van besloten vennootschappen besluiten veelal in de maand mei tot verlenging van de termijn voor het opmaken van de jaarrekening met ten hoogste vijf maanden. Als de kring van aandeelhouders beperkt is, dan zal dat - ondanks de huidige coronamaatregelen - ook deze maand mei tot weinig problemen hoeven leiden. De gezamenlijke aandeelhouders kunnen immers ook zonder fysiek bijeen te komen besluiten nemen. Maar als het aantal vergadergerechtigde deelnemers toeneemt, dan kan het op alternatieve (digitale) wijze vergaderen de rechtsgeldigheid van de besluitvorming aantasten indien de vergadering niet volgens de wettelijke en statutaire voorschriften plaatsvindt. Genomen aandeelhoudersbesluiten, zoals tot uitstel van het opmaken van de jaarrekening, blijken dan nietig of vernietigbaar.

Om rechtspersonen omtrent de noodzakelijke besluitvorming rechtszekerheid te bieden, indien een algemene vergadering vanwege de beperkende coronamaatregelen niet volgens de wet en de statuten kan verlopen of bepaalde wettelijke termijnen niet kunnen worden nageleefd, is op 24 april jl. de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (Noodwet*) in werking getreden. De Noodwet maakt het mogelijk dat rechtspersonen, ongeacht wat de statuten voorschrijven, kunnen bepalen dat vergaderingen slechts via elektronische weg toegankelijk zijn voor de vergadergerechtigden en dat bepaalde wettelijke termijnen kunnen worden verlengd.

Zo kan het bestuur van een besloten vennootschap krachtens de Noodwet besluiten tot verlenging van de termijn voor het opmaken van de jaarrekening met maximaal vijf maanden. De aandeelhouders hoeven het besluit tot verlenging dus niet te nemen. Onder andere voor besloten vennootschappen met meerdere (al dan niet internationale) aandeelhouders, die normaliter allemaal zouden moeten worden opgeroepen, kan het in deze tijden praktisch zijn, als het bestuur het uitstelbesluit neemt.

De Noodwet biedt mogelijkheden voor rechtspersonen, zonder deze verplicht voor te schrijven. Het is aan het bestuur om te beslissen op welke wijze een vergadering wordt ingericht en/of bepaalde termijnen worden uitgesteld.

Enkele mogelijkheden die de Noodwet biedt zijn:

Bestuursvergaderingen en vergaderingen van de raad van commissarissen
Statutaire bepalingen die zien op het fysiek bijeenkomen van het bestuur en de raad van commissarissen (RvC) zijn niet van toepassing. Het bestuur en de RvC kunnen met instemming van alle bestuurders respectievelijk commissarissen op andere wijze de besluitvorming regelen, bijvoorbeeld langs elektronische weg.

Elektronische toegang tot de algemene vergadering of ledenvergadering
Het bestuur kan bepalen dat vergadergerechtigden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering of ledenvergadering, en deze uitsluitend via een elektronisch communicatiemiddel kunnen volgen (bijvoorbeeld via een livestream via audio of video), mits aan enkele voorwaarden is voldaan.

Vragen stellen voorafgaand aan en tijdens de vergadering

• Rechtspersonen stellen leden/aandeelhouders tot minimaal 72 uur voor de vergadering in de gelegenheid om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen, via bijvoorbeeld e-mail of door middel van een chatfunctie, over de onderwerpen die op de agenda staan.
• Rechtspersonen moeten zich ervoor inspannen dat ook tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd.
• De vragen worden uiterlijk op de vergadering zelf beantwoord (al dan niet thematisch) en worden gepubliceerd.

Stemrecht
Het bestuur kan besluiten dat het stemrecht ofwel (i) tijdens de vergadering kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel, dan wel (ii) voorafgaand aan de vergadering kan worden uitgeoefend door middel van een volmacht of steminstructie aan een daartoe door de rechtspersoon aangewezen gevolmachtigde.

Oproeping
Bij de oproeping dient te worden vermeld dat de algemene vergadering uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk is en dat stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Als de oproeping reeds is gepubliceerd, kan het bestuur onder in kennisstelling van de leden/aandeelhouders tot uiterlijk 48 uur voor het tijdstip van de vergadering alsnog tot deze wijze van vergaderen besluiten. In dat geval kunnen aandeelhouders/leden tot in ieder geval 36 uur voorafgaande aan de vergadering vragen indienen. Ook kan tot 48 uur voor de vergadering besloten worden de plaats van de vergadering te wijzigen.

Vergaderorde

• Net als bij een vergadering waarbij de vergadergerechtigden fysiek aanwezig zijn, draagt de voorzitter van de vergadering die uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk is zorg voor een ordelijk en efficiënt verloop daarvan.
• De spelregels worden bij de opening van de vergadering medegedeeld.

Rechtsgeldigheid besluitvorming
Mocht een lid of aandeelhouder niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan de virtuele vergadering, dan zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig.

Uitstel vergadering
Het bestuur kan de termijn voor het houden van een vergadering met vier maanden verlengen.

Uitstel termijn voor het opmaken van de jaarrekening

• Het bestuur kan het opstellen van de jaarrekening verlengen met ten hoogste vier maanden (in geval van verenigingen en coöperaties) dan wel vijf maanden (in geval van NV’s en BV’s). In dit geval heeft de vergadering geen mogelijkheid tot verlenging.
• De hiervoor vermelde uitstelmogelijkheid wordt niet gecreëerd voor beursvennootschappen omdat uitstel te ingrijpende gevolgen voor deze vennootschappen zou hebben.
• Het vanwege corona gerelateerde oorzaken niet tijdig deponeren van de jaarrekening, geldt tijdelijk niet als kennelijk onbehoorlijke taakvervulling dat leidt tot een wettelijk bewijsvermoeden voor bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement. Het bestuur dient aan te tonen dat het verzuim van de publicatieplicht te wijten is aan de gevolgen van het COVID-19-virus. Het bestuur wordt wel geacht aan de boekhoudplicht van artikel 2:10 BW te kunnen voldoen.

De bepalingen uit de Noodwet hebben terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. Dit betekent voor vergaderingen die al gehouden zijn sinds 16 maart 2020, dat deze onder het bereik van de Noodwet vallen, ongeacht of de oproeping van vóór 16 maart 2020 dateert.

De bepalingen uit de Noodwet vervallen in beginsel per 1 september 2020, tenzij het voortduren van de beperkingen een verlenging van de geldingsduur van deze bepalingen noodzakelijk maakt. De bepalingen met betrekking tot het bewijsvermoeden hebben geen terugwerkende kracht en deze regeling vervalt op 1 september 2023.

(*) https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2020-124.html