Is de organisatie geconfronteerd met een situatie waarbij sprake was van fraude of overtreden van wet- en regelgeving? Dan herkent u het vast: de controlerend accountant wil hier alles van weten en laat zich niet (meer) met een kluitje in het riet sturen. In zo’n situatie geeft een organisatie vrijwel altijd een advocaat of een forensisch accountant (of beide) opdracht een onderzoek uit te voeren om zo de relevante feiten te kennen en de juiste besluiten te kunnen nemen. De organisatie heeft dan te maken met twee typen accountants: de controlerend accountant en de forensisch accountant. Hoe versterken die twee elkaar?
Wie heeft welke rol en verantwoordelijkheden?
De kerntaak van de controlerend accountant is het vaststellen of de jaarrekening geen materiële onjuistheden door fraude of fouten bevat. Is er een signaal dat dit wel zo is? Dan moet de accountant daar in zijn controle aandacht aan besteden met als uiteindelijk doel het vaststellen of er sprake is van een redelijk vermoeden van materiële fraude. Dit vraagt om aanvullende werkzaamheden. Om het risico op zelftoetsing uit te sluiten en vanwege de benodigde expertise is het meestal niet wenselijk dat de controlerend accountant zelf het fraudeonderzoek uitvoert. Een fraudeonderzoek is namelijk écht iets anders dan het controleren van een jaarrekening.
De forensisch accountant voert een feitenonderzoek uit. Hiermee geeft hij de opdrachtgever (meestal de organisatie of haar advocaat) inzicht in de relevante feiten en omstandigheden. Op basis hiervan kan de opdrachtgever zich daar een oordeel over vormen en gefundeerde besluiten en vervolgstappen nemen. De werkzaamheden van de forensisch accountant zijn specifieker, diepgaander en meer gedetailleerd dan de werkzaamheden van een controlerend accountant in een jaarrekeningcontrole.
Het doel van de werkzaamheden is dus anders, maar de controlerend accountant kan wel gebruikmaken van de werkzaamheden van de forensisch accountant. Daarom is goede communicatie tussen beiden belangrijk.
De voordelen van goede communicatie op een rij
Wanneer wij een fraudeonderzoek uitvoeren in opdracht van een organisatie, dan spreken we vaak van te voren af om een rol te spelen in de communicatie met de controlerend accountant. Dit heeft de volgende redenen en voordelen:
- De controlerend accountant geeft aan de voorkant input op de doelstelling en het plan van aanpak. Dat voorkomt dat de controlerend accountant achteraf constateert dat het onderzoek uitgebreider moest zijn. Zo voorkomen we bijkomende kosten en langere doorlooptijden.
- Wij spreken als forensisch accountant de taal van de controlerend accountant. We kennen de vaktechnische verantwoordelijkheden, we weten waarom hij bepaalde vragen stelt en geven daar ook adequaat antwoord op. Andersom wijzen we de controlerend accountant erop als deze te ver gaat in de eisen die hij stelt. Hierbij is rolvastheid voor alle partijen heel belangrijk.
- We houden de controlerend accountant op de hoogte van de voortgang van het onderzoek en, voor zover mogelijk binnen de kaders van hoor/wederhoor, informeren we hem over voorlopige bevindingen. Dit is vooral belangrijk als de controlerend accountant een verklaring bij de jaarrekening moet afgeven voordat of kort nadat het forensisch onderzoek is afgerond. Om uitstel van de jaarrekening te voorkomen, is goede communicatie tussen controlerend en forensisch accountant essentieel.
- De controlerend accountant moet de uitkomsten van het forensische onderzoek duiden vanuit het perspectief van de jaarrekeningcontrole op basis van antwoorden op vragen als:
-Is er wel of geen sprake van een redelijk vermoeden van materiële fraude?
-Is er sprake van doorbreking van de Administratieve Organisatie (AO)/Interne Beheersing (IB) en zo ja, kan die ook op andere plaatsen doorbroken zijn?
-Is het management betrokken of op de hoogte geweest? En wat zegt dat over de integriteit van het management? De forensisch accountant ondersteunt de controlerend accountant door vragen te beantwoorden over de geconstateerde bevindingen in het onderzoeksrapport en verklaart deze verder vanuit het perspectief van de jaarrekeningcontrole.
- Is er daadwerkelijk sprake geweest van materiële fraude? Dan moet de controlerend accountant vaststellen of de organisatie een adequaat herstelplan opstelt en uitvoert. Hierbij kan de forensisch accountant helpen omdat die weet wat er mis is gegaan en wat nodig is om herhaling in de toekomst te voorkomen.
- Open communicatie zorgt voor vertrouwen. Dat is misschien wel het belangrijkste voordeel van contact tussen controlerend en forensisch accountant.
Hoe zorgen we voor 'rolzekerheid?
- Om de communicatie goed te laten verlopen, is het belangrijk de volgende waarborgen te treffen en er zo voor te zorgen dat iedereen zich aan zijn rol houdt: De forensisch accountant deelt alleen inhoudelijke bevindingen wanneer deze voldoende vaststaan. Zelfs als de opdrachtgever of controlerend accountant vanwege het tijdschema van de jaarrekening controle aandringt dit eerder te delen.
- De controlerend accountant vormt altijd zelf een oordeel over de mogelijke consequenties voor de jaarrekening. Die taak kan de forensisch accountant niet overnemen.
- De organisatie, de opdrachtgever voor beide accountants, moet niet het gevoel krijgen dat de accountants elkaar de bal toe spelen. De opdrachtgever is daarom betrokken bij alle communicatie tussen de forensisch en controlerend accountant en vervult zo zijn rol als opdrachtgever.
Meer weten?
Wat moet ik doen als ik vermoed dat er binnen mijn onderneming sprake is van fraude of corruptie. Welke stappen moet ik doorlopen en wat moet ik vooral niet doen? Goede vragen.
Lees meer
