Werkkostenregeling: Onverwachts toch eindheffing betalen?

Eenvoudige administratie. Dat was het idee achter de Werkkostenregeling (WKR). Is dat in de administratie van uw onderneming gelukt? Wij zien dat dit vaak niet zo is. Verschillende afdelingen binnen uw onderneming moeten goed samenwerken. Gebeurt dit niet, dan is het risico groot dat zaken tussen wal en schip raken en de eindafrekening niet klopt. Hoe zorgt u ervoor dat de WKR-flow binnen uw onderneming goed verloopt?

Zorg voor duidelijke procedures

Hoewel elke afdeling die betrokken is in het WKR-proces verantwoordelijk is voor zijn eigen rol, functioneren afdelingen niet zonder elkaar. De loonjournaalpost moet juist en volledig zijn om te importeren in het grootboek. De arbeidsvoorwaarden kennen misschien vergoedingen die niet onbelast (vrijgesteld) zijn en u dus als brutoloon of als eindheffingsloon moet aanwijzen. Uiteindelijk is er iemand of een afdeling eindverantwoordelijk voor de WKR en die moet kunnen vertrouwen op goed uitgevoerde en heldere procedures en dat alle boekingen kloppen.

Hoe zet u de juiste route uit?

• Begin met het in kaart brengen van welke vergoedingen en verstrekkingen er zijn.
• Beoordeel of deze gericht zijn vrijgesteld, nihil gewaardeerd zijn of ten laste van de vrije ruimte gaan. Dit noemen we de ’aanwijslijst’ en is leidend voor alle betrokken afdelingen binnen uw onderneming, zowel voor de financiële administratie als voor de payroll.
• Geef op de aanwijslijst aan op welke grootboekrekening u de vergoeding of verstrekking boekt.

Welke kosten vallen onder payroll?

Bij payroll gaat het vaak om vergoeding van (vaste) reiskosten, thuiswerken en bijvoorbeeld dag- en uurvergoedingen op basis van de CAO. Geef elke vergoeding de juiste codering mee zoals u die voor de WKR heeft aangewezen.

Welke kosten vallen onder financiële administratie?

Bij de financiële administratie gaat het vooral om kosten die uw werknemers declareren. Na akkoord van een manager moet de financiële administratie deze kosten boeken en beoordelen op welke grootboekrekening de kosten moeten komen. Dit blijkt uit de bon of de factuur waarop duidelijk staat waar de kosten voor zijn gemaakt. Het is belangrijk dat de financiële administratie deze bewaart. Bij grotere ondernemingen is een digitale declaratietool hier een simpele oplossing voor. De bon wordt gescand en zit daarmee direct in de administratie voor de onderbouwing. Bij elk gedeclareerd en geaccordeerd bedrag koppelt de afdeling automatisch een grootboekrekening. Ook facturen van leveranciers van bijvoorbeeld kerstpakketten, de bloemist voor een bloemetje bij ziekte, de cateraar en de locatie van het personeelsfeest moet de financiële administratie op basis van de aanwijslijst oormerken en inboeken.

Let op: btw op facturen is een belangrijke instinker!

Behalve bij forfaitaire bedragen, zoals kantinemaaltijden, moet u voor kosten die zijn aangewezen ten laste van de vrije ruimte de factuurwaarde inclusief btw nemen.

Wees zuinig op vrije ruimte

Vaak zien we dat ondernemingen in de arbeidsvoorwaarden vaste vergoedingen zijn overeengekomen. Om het voor de WKR zo gunstig mogelijk te maken splitsen zij deze op in meerdere al dan niet gericht vrijgestelde kostensoorten. Onderbouwt u de kostenvergoeding echter niet met een representatief kostenonderzoek, dan gaat die volledig ten koste van de vrije ruimte. En dat is zonde. U kunt daar namelijk andere leuke dingen mee doen voor uw werknemers.

Zo’n kostenonderzoek om op het gewenste resultaat te komen is niet altijd makkelijk. Het is wel de enige manier om hier voor een aantal jaar met de belastingdienst een afspraak over te maken.

Uiteindelijk alleen leuke verrassingen

Het is best even een flinke klus. Heeft u eenmaal de juiste route voor de WKR uitgezet, dan is het meestal niet moeilijk om van alle afdelingen binnen uw onderneming de informatie op de juiste plaats te verzamelen. Dit geeft u permanent zicht op de bestedingen binnen het budget. Dus geen onaangename verrassingen bij het opmaken van de eindafrekening! En misschien is er zelfs ruimte ‘over’ om aan uw werknemers een leuke onbelaste bonus uit te keren aan het einde van het jaar. Dat biedt kansen.

WKR Masterclass

Als u de laatste inzichten op het gebied van de WKR wilt weten en praktische handreikingen wilt ontvangen, dan is deze masterclass wat u nodig heeft. Zeker als de verantwoording en vastlegging van de WKR bij diverse afdelingen (zoals HR, payroll en finance) ligt.

Wanneer?

In elk voor- en najaar worden de masterclasses op vestigingen van Grant Thornton georganiseerd. Houd daarom onze website in de gaten! Of schrijf u in voor de nieuwsbrief.

Hoe weet u of de WKR correct is toegepast?

U wilt niet continu nadenken of de WKR correct wordt toegepast, er een overschrijding plaatsvindt of dat de WKR niet optimaal benut wordt. Om de WKR op zo een effectief mogelijke manier toe te passen hebben wij voor u de WKR-checker ontwikkeld. Onze WKR-checker doorzoekt snel en adequaat uw audit file, door middel van zoektermen, op de relevante onderdelen. Die onderdelen analyseren wij vervolgens voor u.