Zodra u merkt dat een werknemer niet goed functioneert, is het van belang om direct samen om de tafel te gaan zitten. Laat de werknemer duidelijk weten wat de verwachtingen van de functie zijn. Een functiebeschrijving kan hierbij een belangrijke rol spelen. Onderbouw het disfunctioneren concreet aan de hand van voorbeelden, eventueel door middel van een koppeling naar eerdere incidenten. Op deze manier weet de werknemer waar u precies ontevreden over bent. Leg elk (gespreks)verslag schriftelijk vast en stuur deze aangetekend en per e-mail naar de werknemer, zodat er een volledig dossier wordt opgebouwd. Wilt u echt volledig zijn? Laat dan de werknemer het verslag ondertekenen bij ontvangst.
Tijdens de dossieropbouw is het belangrijk dat duidelijk kenbaar wordt gemaakt aan de werknemer dat een verbetertraject wordt opgestart. De werknemer dient namelijk de gelegenheid te krijgen om zijn functioneren te verbeteren. Voor het verbetertraject wordt een verbeterplan opgesteld, waarin specifiek meetbare en haalbare doelen staan. Vraag hierbij of de werknemer ergens behoefte aan heeft. Wellicht heeft de werknemer extra hulp nodig. Het bieden van coaching of een opleiding kan in zo een geval onderdeel zijn van het verbetertraject. De duur van het verbetertraject is afhankelijk van de omstandigheden van het geval, vaak zal dit 3 tot 6 maanden in beslag nemen. Het is daarbij essentieel dat het functioneren van de werknemer tussentijds wordt geëvalueerd (meestal twee tot drie weken). Met deze tussentijdse evaluaties kunnen beide partijen de voortgang bespreken en toetsen. Het kan voorkomen dat het verbeterplan moet worden aangescherpt of bijgestuurd. Vergeet ten slotte niet in het verbeterplan te vermelden wat de gevolgen zijn als de werknemer zijn functioneren niet verbetert.
Lukt het niet om het functioneren van de werknemer te verbeteren, dan kan beëindiging van de arbeidsovereenkomst een optie zijn. Hoe omgegaan moet worden met het disfunctioneren van een werknemer, hangt af van de omstandigheden en is per geval anders. Heeft u hulp nodig bij het verbetertraject van een disfunctionerende werknemer? Neem dan gerust contact op met één van de arbeidsjuristen van Grant Thornton.