Wij geven u graag nieuwe (internationale) inzichten op het gebied van financiën, bedrijfsvoering, strategie, governance, risk, compliance en meer.
Het hoofddoel van deze regelgeving is het bevorderen van duurzaam ondernemen en het waarborgen van transparantie in de bedrijfsvoering. Met een krachtig ESG-beleid laten bedrijven zien dat niet alleen winst, maar ook het milieu en de maatschappij belangrijk voor hen zijn. Het is inmiddels duidelijk dat het implementeren van sterke ESG-doelen meerwaarde oplevert, zowel door risico's te beperken als door waarde toe te voegen. Er zijn verschillende manieren om ESG doelen formeel te verankeren in de organisatie, bijvoorbeeld door deze te integreren in de statuten van de vennootschap.
Een mooi voorbeeld van een Nederlands bedrijf met duurzame bepalingen in haar statuten is natuurlijk de Triodos Bank. Maar ook bij bedrijven als Philips, Friesland Campina en de ASN bank zien we hun duurzame ambities in hun statuten terug.
Dit is het tweede artikel in een praktische reeks voor ondernemers die duurzaamheid willen integreren in hun onderneming: hoe zet u deze belangrijke stap en welke voordelen (en uitdagingen) brengt dit met zich mee?
De statuten zijn de interne regels en bepalingen van een rechtspersoon, zoals vastgelegd in een notariële akte bij de oprichting van deze rechtspersoon. De statuten bevatten belangrijke informatie over de organisatie en het functioneren van de rechtspersoon. Hieronder vallen bijvoorbeeld de doelstellingen, de rechten en verplichtingen van de leden, de wijze van besluitvorming en de bevoegdheden van het bestuur.
Het opnemen van duurzame bepalingen in de statuten van een vennootschap heeft verschillende voordelen, zoals onder andere:
Het opnemen van duurzame bepalingen in de statuten brengt ook uitdagingen met zich mee. Het voert te ver om hier alle juridische consequenties uitvoerig te behandelen, maar houdt als ondernemer zeker dit in de gaten:.
Duurzaamheidsdoelstellingen en ESG-bepalingen in de statuten, geven een indicatie welke principes en waarden de vennootschap nastreeft op dit gebied. Hoewel deze bepalingen in eerste instantie vooral interne richtlijnen geven voor het bestuur en de aandeelhouders, informeren ze ook andere belanghebbenden (derden) over de maatschappelijke en ecologische standaarden van de vennootschap. Dit kan van invloed zijn op hoe anderen de vennootschap zien en of en hoe zij zich met/aan de vennootschap willen verbinden.
Als een onderneming duurzame doelstellingen niet haalt, kunnen aandeelhouders of andere belanghebbenden (waaronder onder omstandigheden ook derden) het bestuur ter verantwoording roepen. Als bestuurders handelen buiten het duurzame statutaire doel van de onderneming en daardoor schade veroorzaken, dan kunnen zij daarvoor aansprakelijk worden gesteld.
Wordt in strijd met deze principes, en dus met de in de statuten opgenomen duurzame doelstellingen gehandeld, dan kán dit dus gevolgen hebben. Overigens leidt dit meestal niet direct tot juridische afdwingbaarheid door derden, tenzij specifieke wetgeving of contractuele afspraken dit ondersteunen.
Er zijn ook operationele beperkingen waar goed over na moet worden gedacht voor een onderneming duurzame bepalingen in de statuten opneemt. Het vastleggen van specifieke duurzaamheidsdoelen in de statuten beperkt mogelijk de flexibiliteit van de bedrijfsvoering. Dit kan problematisch zijn als de onderneming zich moet aanpassen aan veranderende marktomstandigheden of andere onvoorziene gebeurtenissen. Daarom is het advies om bepalingen in algemene zin op te nemen én deze in interne beleidsstukken in meer detail uit te werken. Bijvoorbeeld:
“De vennootschap beoogt met de uitoefening van het hoofddoel bij te dragen aan maatschappelijk verantwoord ondernemen”
Verder kan het realiseren van duurzame doelstellingen aanzienlijke investeringen vergen, wat de operationele kosten kan verhogen en mogelijk de concurrentiepositie verzwakt als de opbrengsten niet opwegen tegen de kosten.
Kortom: opnemen van duurzame bepalingen is in veel opzichten een goed idee, maar zorg dat u daarbij de uitdagingen niet uit het oog verliest!
Denk bijvoorbeeld aan het opnemen van een duurzame statutaire doelomschrijving. Dit is een stap die de vennootschap kan helpen om duurzaamheidsprincipes te integreren in haar bedrijfsvoering en te voldoen aan maatschappelijke en wettelijke verwachtingen.
Een voorbeeld van een statutair doel is bijvoorbeeld: “De vennootschap streeft ernaar haar activiteiten op een milieuvriendelijke en maatschappelijk verantwoorde wijze uit te voeren, met inachtneming van de principes van duurzame ontwikkeling.”
Een voorbeeld van een statutenwijziging om een duurzame doelstelling op te nemen kan zijn:
Oude doelomschrijving: “De vennootschap heeft als doel: het ontwikkelen, produceren en verkopen van producten”
Nieuwe doelomschrijving: "De vennootschap heeft als doel: het duurzaam ontwikkelen, produceren en verkopen van producten met respect voor mens, milieu en maatschappij”
Voorwaarden aandelenuitgifte / overdraagbaarheid van aandelen (gekoppeld aan duurzaamheid):
Het koppelen van de uitgifte en overdraagbaarheid van aandelen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de vennootschap is een manier om aandeelhouders te betrekken bij en verantwoordelijk te maken voor de duurzame ontwikkeling van de onderneming.
De vennootschap heeft de mogelijkheid om bij de uitgifte van nieuwe aandelen voorwaarden te stellen die de nieuwe aandeelhouders verplichten om bij te dragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de vennootschap. Een ander voorbeeld is dat de statuten kunnen bepalen dat de uitgifte van nieuwe aandelen onderworpen is aan goedkeuring door het bestuur, waarbij het bestuur beoordeelt of de aandeelhouder voldoet aan duurzaamheidscriteria.
Een voorbeeld van een statutaire bepaling, waarbij voorwaarden voor aandelenuitgifte wordt bepaald is: “De uitgifte van nieuwe aandelen is onderworpen aan de goedkeuring door het bestuur. Het bestuur zal deze goedkeuring verlenen indien de verkrijger zich schriftelijk verbindt om de duurzaamheidsdoelstellingen van de vennootschap te ondersteunen en te bevorderen.”
Winstbestemming - duurzaamheidsreserve:
Bij de vaststelling van de winstverdeling wordt mogelijk rekening gehouden met de bijdrage van de vennootschap aan haar duurzaamheidsdoelstellingen. Een deel van de winst kan worden toegewezen aan projecten die de ecologische voetafdruk van de vennootschap verminderen, sociale rechtvaardigheid bevorderen of economische duurzaamheid ondersteunen.
Goedkeuring bestuursbesluiten:
Het goedkeuringsproces voor bestuursbesluiten met betrekking tot duurzaamheid omvat de bevoegdheden van de algemene vergadering van aandeelhouders en de raad van commissarissen. De algemene vergadering kan besluiten goedkeuren en toetsen op duurzaamheid, terwijl de raad van commissarissen voorafgaande goedkeuring kan vereisen voor duurzame samenwerkingen. De algemene vergadering is bevoegd besluiten van het bestuur aan haar goedkeuring te onderwerpen en te toetsen op duurzaamheid. Ook is het mogelijk dat in de statuten worden bepaald dat het bestuur voorafgaande goedkeuring van de raad van commissarissen vereist als bestuursbesluiten gaan omtrent het aangaan of verbreken van duurzame samenwerkingen met de vennootschap.
Om de duurzame doelstelling(en) te waarborgen, is het van belang het bestuur de verantwoordelijkheid te geven voor de implementatie en naleving van de afgesproken duurzaamheidsdoelstellingen.
Tot slot is het belangrijk om transparant te zijn: leg dus vast dat de bestemming van de winst en de investeringen in duurzaamheid jaarlijks worden gerapporteerd aan de algemene vergadering van aandeelhouders. En dat deze opgenomen worden in het duurzaamheidsrapport.
Door duurzame bepalingen op te nemen in de statuten, wordt duurzaamheid stevig verankerd in de besluitvormingsprocessen van de vennootschap. Bestuursbesluiten moeten in overeenstemming zijn met de duurzaamheidsdoelstellingen en het bestuur en de aandeelhouders dragen zo gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de duurzame ontwikkeling van de vennootschap.
Hoewel het opnemen van duurzame bepalingen in de statuten bedrijven kan helpen bij het waarborgen van hun inzet voor duurzaamheid, brengt het ook verschillende uitdagingen met zich mee die zorgvuldig moeten worden overwogen. Het is belangrijk dat bedrijven een evenwicht vinden tussen het nastreven van duurzame doelen en het behouden van de flexibiliteit en efficiëntie van hun bedrijfsvoering. Een grondige juridische en strategische evaluatie is essentieel om de potentiële risico's en voordelen af te wegen.
Een minder openbaar en vergaand alternatief om duurzaamheid toch te verankeren binnen de bedrijfsvoering, is om deze duurzame afspraken onderdeel uit te laten maken van bijvoorbeeld de aandeelhouders overeenkomst, interne beleidsregels, het bestuursreglement en/of management overeenkomsten. Deze opties bekijken we nader in een volgend artikel.
Staat duurzaamheid binnen uw onderneming hoog op de agenda? Dan kan het opnemen daarvan in de statuten een krachtige stap zijn richting een meer verantwoorde en toekomstbestendige bedrijfsvoering.
Ons sustainable legal team helpt u graag! Neem contact met ons op.
