De kracht van speaking up
Werken in een omgeving waar zowel het melden als de melder veilig zijn. Wat is daarvoor nodig? Waarom zijn melders belangrijk voor uw organisatie? En welke stappen moet u volgen om te komen tot een passende en effectieve meldprocedure?
Klokkenluiders spelen een belangrijke rol in het ontdekken en voorkomen van misstanden binnen organisaties. Het is daarom belangrijk dat klokkenluiders beschermd worden tegen eventuele negatieve gevolgen van hun melding. Door een goede klokkenluidersregeling op te stellen en deze actief te promoten onder het personeel stelt de organisatie de klokkenluider beter in staat een melding te maken.
Naast het beschermen van klokkenluiders, heeft het serieus opvolgen van meldingen en het communiceren hierover een positieve impact op het meldklimaat en daarmee dus ook op de organisatie. Volgens het motto 'geen woorden maar daden', is het belangrijk om te handelen naar de klokkenluidersregeling die de organisatie heeft. Ook moet een organisatie dit laten zien aan haar eigen werknemers. Als de organisatie haar afspraken is nagekomen bij eerdere meldingen, laat dat werknemers zien dat hun meldingen serieus worden genomen.
Een goede klokkenluidersregeling alleen is niet genoeg om klokkenluiders te beschermen en meldingen serieus op te volgen. Dit vraagt meer van uw organisatie. Het essentieel dat organisaties hun klokkenluidersregeling continu verbeteren. Waar moet u op letten?
Leiders moeten het belang van klokkenluiders erkennen en de klokkenluidersregeling actief promoten en naleven. Daarnaast moet er binnen de organisatie een cultuur van openheid en vertrouwen heersen, waarbij medewerkers zich veilig voelen om misstanden te melden en erop kunnen vertrouwen dat er serieus mee om wordt gegaan. Dit kan door het aanstellen van een onafhankelijke vertrouwenspersoon, het bieden van opleiding en training over de regeling aan medewerkers, en het zorgen voor een veilig meldklimaat.
Dit betekent dat de organisatie een gestructureerd proces moet hebben om meldingen te ontvangen, te onderzoeken en te behandelen. Een klokkenluider dient in ieder geval op de hoogte te worden gehouden van de ontvangst van de melding en het proces dat zal worden gevolgd om de melding te onderzoeken. Daarnaast is het belangrijk om de melder regelmatig te informeren over de voortgang van het onderzoek en eventuele maatregelen die zijn genomen naar aanleiding van de melding. Hoe vaak en in hoeverre de melder op de hoogte wordt gehouden is afhankelijk van de aard en de complexiteit van de melding.
Wanneer hierover afspraken worden gemaakt, biedt de organisatie duidelijkheid aan klokkenluiders over wat zij kunnen verwachten en kan er consistentie worden geboden in de wijze waarop meldingen worden behandeld. Dit kan bijdragen aan een gevoel van vertrouwen en veiligheid bij klokkenluiders en kan de bereidheid om meldingen te doen vergroten.
Dit kan bijvoorbeeld door het uitvoeren van regelmatige audits en evaluaties om te kijken naar de effectiviteit van de regeling en waar mogelijk verbeteringen aan te brengen. Het kan soms helpen om een onafhankelijke partij te betrekken bij de evaluatie en/of reflectie van de klokkenluidersregeling ter ondersteuning van de objectieve blik. Een goede klokkenluidersregeling en het serieus opvolgen van meldingen zijn essentieel voor het creëren van een cultuur van openheid, transparantie en vertrouwen in een organisatie. Het biedt bescherming aan klokkenluiders en leidt tot verbetering van de integriteit en ethiek van de organisatie. Door te zorgen voor een veilig meldklimaat en een gestructureerd proces voor het opvolgen van meldingen, kunnen organisaties een positieve bijdrage leveren aan een veilige en gezonde werkomgeving voor alle medewerkers.
Heeft u hulp nodig om een goede klokkenluidersregeling op te stellen of heeft u hier andere vragen over? Wij helpen u graag.
Neem contact op met één van onze specialisten
Near, J., Rehg, M., Van Scotter, J., & Miceli, M. (2004). Does Type of Wrongdoing Affect the Whistle-Blowing Process? Business Ethics Quarterly, 14(2), 219-242. doi:10.5840/beq200414210
Wortley, R., Cassematis, P., & Donkin, M. (2008). Who blows the whistle, who doesn’t and why. Whistleblowing in the Australian public sector, 53.