CSRD

Stakeholders betrekken bij CSRD: een onmisbare uitdaging!

Door:
Barbara Grootjen
Stakeholders betrekken bij CSRD: een onmisbare uitdaging
2024 is hét jaar van de waarheid in de wereld van de CSRD. Sommige bedrijven moeten namelijk al in hun bestuursverslag over 2024 voor het eerst rapporteren volgens de rapportagerichtlijnen van de CSRD. Voor andere bedrijven is 2024 het laatste jaar om nog de puntjes op de 'i' te zetten en zich zo voor te bereiden op 2025, het eerste publicatiejaar. Is uw organisatie hier al mee aan de slag? Hoe gaat u om met één van de grootste uitdagingen: de stakeholderconsultatie?
Onderwerpen

Waarom is stakeholderconsultatie zo belangrijk bij CSRD? 

Het betrekken van de belangen en perspectieven van stakeholders is een belangrijk onderdeel van de CSRD. Daarom komt dit in verschillende fases van de richtlijn en implementatie terug. Stakeholderconsultatie zorgt namelijk voor het vormen van een begrip van de duurzaamheidsthema’s die belangrijk zijn voor de stakeholders. Daarnaast ook voor hoe de activiteiten van de organisatie en haar waardeketen op deze thema’s hen beïnvloeden. Het doel is deze impacts en belangen goed in beeld te krijgen. Hierbij is een continue dialoog met stakeholders noodzakelijk. Stakeholderbelangen kunnen namelijk nog wel eens veranderen.  

Hoe onderscheidt u de verschillende categorieën stakeholders?

De CSRD maakt onderscheid tussen twee stakeholdercategorieën: 

1. Getroffen stakeholders
Individuen of groepen waarvan de belangen (mogelijk) geraakt worden door de activiteiten van de organisatie en haar waardeketen, zoals: 

  • Medewerkers van uw organisatie 
  • Medewerkers in de waardeketen
  • Klanten
  • Leveranciers
  • Lokale gemeenschappen

Daarnaast vallen er vaak enkele ‘stille stakeholders’ onder de categorie ‘getroffen stakeholders’. Dit zijn stakeholders die hun eigen belangen niet kunnen vertegenwoordigen richting uw organisatie, zoals: 

  • De natuur
  • Medewerkers verder in de waardeketen 

Omdat de ‘getroffen stakeholders’ impacts ondervinden door activiteiten van de organisatie (of activiteiten gerelateerd aan de organisatie verderop in de waardeketen), zijn dit de stakeholders die over het algemeen centraal staan in het stakeholderconsultatieproces dat de CSRD (en straks ook de CSDDD) voorschrijft.

2. Gebruikers van het duurzaamheidsverslag 
Primaire gebruikers van het financiële jaarverslag en de gebruikers van de duurzaamheidsverklaringen, zoals

  • (Potentiële) investeerders 
  • Verzekeringsmaatschappijen. 

Hoe identificeert en prioriteert u stakeholders met een stakeholdersanalyse?

Een goed begrip van de stakeholders van uw organisatie is belangrijk voordat u deze consulteert. Uw doel is te komen tot een lijst met de belangrijkste ‘getroffen stakeholders’ voor uw organisatie. Gebruik hiervoor de volgende acties: 

  1. Maak een overzicht van het huidige stakeholderconsultatieproces. 
    Met welke stakeholders spreekt u al? Grote kans dat dit belangrijke stakeholders zijn voor uw organisatie. 
  2. Maak een overzicht op hoofdlijnen van de activiteiten in de totale waardeketen van uw organisatie. 
    Plot vervolgens de impacts, risico’s en kansen die hier spelen. Dit is ook onderdeel van het uitvoeren van een dubbele materialiteitsanalyse, hierover later meer. 
  3. Verbind de stakeholders aan deze impacts, risico’s en kansen. 
    De stakeholders die naar verwachting het sterkst geraakt worden door de activiteiten in de waardeketen krijgen de hoogste prioriteit bij de consultatie.

Grote kans dat de getroffen stakeholders, in vergelijking met de gebruikers van het duurzaamheidsverslag, hoog uit de prioritering komen. Stakeholderconsultatie is namelijk bedoeld om de impact die uw organisatie heeft op haar stakeholders goed in beeld te krijgen. Het zijn over het algemeen de getroffen stakeholders die meer impact ervaren. 

Welke rol speelt stakeholderconsultatie bij de verdere implementatie van de CSRD?

Dubbele materialiteitsanalyse

De dubbele materialiteitsanalyse is het fundament van de CSRD. Hiervoor moet u impacts, risico’s en kansen in kaart brengen. Uw organisatie kan waarschijnlijk zelf redelijk inschatten welke risico’s en kansen spelen rondom ESG-thema’s en hoe deze uw organisatie (kunnen) beïnvloeden. Het is echter lastiger een realistisch en objectief beeld te schetsen van de impact die uw organisatie heeft op stakeholders. Zeker bij stakeholders die zich wat verder in de waardeketen van uw organisatie bevinden. Vraag stakeholders hier dus altijd naar, want dit levert waardevolle informatie op! 

Consultatie met verschillende stakeholders op de duurzaamheidsthema’s die voor hen relevant zijn (zoals in kaart gebracht bij de mapping van de waardeketen), levert uw organisatie een compleet overzicht van alle impacts op. U kunt de stakeholders ook gelijk bevragen op de ernst (intensiteit, omvang en herstelbaarheid) en waarschijnlijkheid van de impact. Deze input neemt u vervolgens mee in de beoordeling van de impacts in lijn met de CSRD-vereisten. 

Strategische keuzes voor implementatie 

Naast de rol van het stakeholderperspectief in de dubbele materialiteitsanalyse, speelt dit vanuit twee invalshoeken ook een rol bij de verdere uitwerking van materiële thema’s in beleid, actieplannen, indicatoren en doelstellingen:

  1. Strategisch perspectief
    Stakeholderconsultatie draagt bij aan het scherp krijgen van de belangen en verwachtingen van stakeholders in relatie tot beleid, acties en doelstellingen. Bevraag uw stakeholders dus op hun belangen en verwachtingen op de voor hen relevante duurzaamheidsthema’s. Dit neemt u mee in de ontwikkeling of aanscherping van beleid, acties en doelstellingen voor dit thema. 
  2. Rapportage perspectief 
    De CSRD vraagt u voor elk materieel thema te rapporteren over beleid, actieplannen, indicatoren en doelstellingen. Hierbij moet u aangeven of, en zo ja hoe, u het stakeholderperspectief heeft meegenomen in de ontwikkeling hiervan. Ook zijn er voor enkele ‘topical standards’, specifieke rapportagevereisten waarin het stakeholderperspectief een rol speelt, zoals in ESRS S2 ‘Medewerkers in de waardeketen’. Deze vraagt u te beschrijven welk kanaal uw organisatie heeft voor uw medewerkers in de waardeketen om hun zorgen te uiten en of hierin de belangen van de stakeholders, die de beoogde gebruikers zijn, betrokken zijn.

Due diligence

Een gedegen stakeholderconsultatie is onderdeel van een zorgvuldig due diligence proces. Hierin brengt uw organisatie de mogelijke negatieve impact, bijvoorbeeld op het gebied van mensenrechten of milieu, in kaart met hierbij een plan om deze impact te voorkomen of te beperken. 

De CSRD vraagt transparantie op het due diligence proces van uw organisatie. Om verantwoordelijkheid te kunnen nemen voor de impact die uw organisatie heeft in de keten, bijvoorbeeld op het gebied van mensenrechten of natuur, is inzicht in deze impact de eerste stap. Ook hier draagt stakeholderconsultatie bij aan het begrip van de negatieve impact in de keten en de mogelijke maatregelen om deze te voorkomen of te herstellen. De komst van de Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) straks versterkt het belang van stakeholderinput voor due diligence.  

Welke opties heeft u om stakeholderconsultatie bij CSRD vorm te geven?

De CSRD schrijft niet expliciet voor hoe stakeholderconsultatie plaats moet vinden. In ESRS 1 en de (Draft) EFRAG Materiality Assessment Impementation Guidance, zijn wel kaders geschetst om richting te geven. De invulling die u hier voor uw organisatie aan geeft, is dus vrij. U heeft meerdere opties om dit aan te pakken, elk met voor- en nadelen. We zetten een aantal opties voor u op een rij:

  1. Maak kick-start met interne stakeholdervertegenwoordigers
    Collega’s die regelmatig contact hebben met (externe) stakeholders hebben misschien al een goed beeld van thema’s die bij hen spelen en de belangen die verschillende stakeholdergroepen hebben. Ga dus in gesprek met deze interne stakeholdervertegenwoordigers. Zo start u snel met het in kaart brengen van impacts voor stakeholders met relatief beperkte middelen. 
  2. Stuur (digitale) vragenlijsten uit 
    Dit is een relatief laagdrempelige manier om een grote groep stakeholders te bevragen. U kunt deze vragenlijst per stakeholdergroep aanpassen zodat u hen bevraagt op de voor hen relevante thema’s. 
  3. Houd 1-op-1 interviews met stakeholders
    Dit vergt een grotere tijdsinvestering omdat het voorbereiden, uitvoeren en analyseren van interviews een tijdrovend proces is. Toch is de ervaring dat deze manier u meer kans biedt om hoge kwaliteit informatie op te halen bij uw stakeholders. 
  4. Organiseer een focusgroep per stakeholdergroep 
    Tijdens een focusgroep komen verschillende stakeholders uit dezelfde stakeholdergroep (fysiek of digitaal) bij elkaar en bespreken de voor hen relevante thema’s. De tijd en voorbereiding die het organiseren hiervan vraagt, is groter. De kans op waardevolle input is dat gelukkig ook! 

Ga snel aan de slag met het stakeholderconsultatieproces!

Van het identificeren en prioriteren van stakeholders tot het zorgvuldig meewegen van hun belangen in beleid, acties en doelstellingen - stakeholderconsultatie is een grote opgave en brengt verschillende uitdagingen met zich mee. Houd daarom altijd in gedachte: inzicht in mogelijke positieve en negatieve impacts op stakeholders in de hele waardeketen geven uw organisatie inzicht in nieuwe kansen en risico’s. Oók op commercieel vlak. 

Stakeholders betrekken is, vooral voor de CSRD, zeer waardevol en kan uw organisatie vooruithelpen. Naast dat de CSRD, en straks ook de CSDDD, hierom vraagt is het ook gewoon een strategisch slimme en commerciële zet om sterk in te zetten op stakeholderbetrokkenheid.

Heeft u vragen?

Heeft u behoefte aan een sparringpartner die met u meedenkt over stakeholderconsultatie?

Neem contact met ons op