Mag een werkgever de werknemers thuis monitoren?

13 procent van de thuiswerkers (ongeveer een half miljoen werkenden) wordt via bedrijfssoftware gecontroleerd of ze wel of niet aan het werk zijn, aldus het CNV. Hoe zit dat met de privacy van de werknemer? In dit artikel leest u in hoeverre deze software is toegestaan.

Toename in technologie voor monitoring

Sinds de pandemie zijn er wereldwijd meer dan 50 nieuwe apps en technologieën uitgebracht om werknemers te monitoren. Voorbeelden zijn het registeren van elke tik op het toetsenbord, het maken van screenshots, of het aanzetten van de camera en microfoon op de computer.

Van belang is om te weten dat het voor de vraag of en hoe gemonitord mag worden, niet uitmaakt of een werknemer thuis of op kantoor werkt. De regels voor controle van werknemers zijn in beide gevallen hetzelfde. Het vele thuiswerken heeft dus niet tot gevolg dat de werkgever ineens meer mag monitoren.

Monitoring heeft impact op de privacy

Het monitoren van werknemers heeft een grote impact heeft op de privacy van een werknemer. Om deze reden is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.

Ook moet u, als werkgever, zich houden aan de regels van het arbeidsrecht bij het uitoefenen van de controle op werknemers. U moet zich dan houden aan de volgende voorwaarden:

1. Beargumenteren
   Een werkgever moet kunnen beargumenteren dat het noodzakelijk is om werknemers te controleren als zij thuiswerken. Methoden zoals het maken van screenshots zijn ingrijpend voor de privacy. Een werkgever moet daarom altijd nagaan of het ook mogelijk is om een minder ingrijpende manier de werknemer te controleren. Bijvoorbeeld door het bespreken met de werknemer wat de stand van zaken is.
2. Resultaten
   Een werkgever moet er op letten dat resultaten van monitoring van (handelingen van) werknemers alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verkregen
3. Bedrijfsbelang
   Een werkgever moet ook kunnen beargumenteren waarom het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan het recht op privacy van de werknemer. Bij ingrijpende maatregelen weegt het privacybelang van de werknemer vaak zwaarder waardoor de werkgever dit niet mag gebruiken om de werknemer thuis te controleren.
4. Privacyrisico’s
   Voordat een werkgever gaat monitoren moet hij een data protection impact assesment (DPIA) uitvoeren. Hierbij wordt gekeken wat de privacyrisico’s zijn van het monitoringssystemen. Met de uitkomst van deze test kan de werkgever maatregelen nemen om de privacyrisico’s te verkleinen.
5. Instemming ondernemingsraad
   Voor het monitoren van werknemers is instemming van de ondernemingsraad nodig. Indien er geen instemming wordt gegeven is monitoren niet mogelijk.
6. Privé gebruik apparaten
   In het geval een telefoon en/of laptop ook voor privé wordt gebruikt moet een werkgever er rekening mee houden dat een werknemer recht heeft op vertrouwelijke communicatie. Een werkgever mag geen e-mails lezen die privé zijn.
7. Vooraf informeren
   Een werkgever moet zijn werknemers vooraf informeren waarom en wanneer de werkzaamheden worden gemonitord. Daarbij moet ook worden aangegeven om welke gegevens het gaat. In de AVG is opgenomen dat een werknemer recht heeft op informatie.

Breng de voor- en nadelen van monitoring in kaart

Voordat een werkgever methoden gaat gebruiken om werknemers te monitoren, moet ook worden nagedacht over de negatieve gevolgen hiervan. Naast dat het een inbreuk maakt op de privacy van werknemers kan het ook leiden tot een gevoel van wantrouwen bij de werknemer en kan het stress opleveren. Het doel van het monitoren is om te zorgen dat de werknemer productief is en blijft. Stress en wantrouwen kunnen ervoor zorgen dat de motivatie bij een werknemer verdwijnt. Het is dus van belang om vooraf goed af te wegen wat de voor- en nadelen zijn van monitoringsmethoden.

Maak uw onderneming weerbaar tegen cyberaanvallen

Lees dit artikel

Heeft u vragen over het monitoren van uw werknemers of over de privacywetgeving. Neemt u dan gerust contact op met onze specialisten.

Dit artikel is geschreven door Naomi Koomen.