Dit soort misstanden hebben gemeen dat u pas achteraf geluiden van collega’s ontvangt die wel van deze misstanden op de hoogte waren. Ze spreken zich alleen hier op voorhand niet over uit omdat ze niet weten of vinden dat er sprake is van een misstand of omdat het gedrag past binnen de cultuur van het bedrijf of de sector. Ook zijn ze bang voor de gevolgen voor zichzelf of de ‘dader’ op het moment dat zij zich uitspreken. Directies (en compliance officers) verwachten wel dat werknemers zich bij hen melden. “Mijn deur staat altijd open”, is hun argument. Fysiek gezien laten zij de deur van hun kantoor ook daadwerkelijk open. Een mooi symbool, maar dit is niet de deur waar het om gaat. De spreekwoordelijke deur naar een veilige omgeving is vaak dicht. En om die deur gaat het nou juist.
Iedere sector heeft zijn eigen valkuilen, ook die van de bouw en vastgoed. Zo is deze sector vaak een ‘echte mannenwereld’ met familiebanden tussen werknemers en de leiding. Klinkt mooi natuurlijk, maar de keerzijde is het ontstaan van een cultuur waar niemand elkaar aanspreekt op gedrag en het doorbreken van patronen uitblijft. Op werknemers die op locatie werken is minder zicht én is andersom voor hen het tonen van goed voorbeeldgedrag door de leiding minder zichtbaar. Ook zijn de gestelde eisen aan de bouw- en vastgoedbedrijven de afgelopen jaren flink gewijzigd. Vooral op het gebied van zakendoen met gemeenten of overheid zijn de aanbestedings- en mededingingsregels aangescherpt. Wat vroeger normaal was, kan nu niet meer door de beugel. De implementatie van de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders per 2022 stelt ten slotte nóg strengere eisen aan interne meld-/klokkenluidersregelingen. Hoe zorgt u dat deze valkuilen uw bedrijf niet in gevaar brengen?
Nieuwe wetgeving bepaalt dat een misstand in ieder geval een inbreuk is op wetgeving die de Europese Unie opstelt (bijvoorbeeld Europese aanbestedingsregels en de algemene verordening gegevensbescherming) en inbreuken op Nederlandse wetgeving van maatschappelijk belang zijn. Daarmee dekt u het verplichte deel van de misstanden af. Maatschappelijk gezien is de roep om verantwoording groter. Merk daarom ook zaken als (seksueel) grensoverschrijdend gedrag als misstand aan. Zo is voor iedereen binnen uw bedrijf duidelijk wat misstanden zijn. Schrijf het niet alleen op in uw beleid, maar bed het binnen uw bedrijf in. Voer regelmatig trainingen en gesprekken met meerdere lagen in uw bedrijf en zorg zo dat voor iedereen duidelijk is wat u ziet als gewenst en ongewenst gedrag.
Vanaf 50 werknemers (vast en flexibel) bent u wettelijk verplicht een toegankelijk meldkanaal in te richten en tijdig opvolging te geven aan deze meldingen. Een goed meldkanaal zorgt er ook voor dat u als werkgever direct op de hoogte bent van mogelijke misstanden nog voordat een toezichthouder een onderzoek instelt.
Spreek overtreders naar aard en ernst van de misstand aan en leg ook dit vast in uw beleid. Bijvoorbeeld in een heldere escalatie-ladder waarin u mogelijke maatregelen vastlegt van training en coaching om herhaling van misstanden te voorkomen tot ontslag bij ernstige misstanden. Dit draagt bij aan een gevoel dat u een melding serieus opvolgt en u hiermee uw spreekwoordelijke deur openzet.
De nieuwe wetgeving beschermt melders tegen represailles in iedere vorm, van pestgedrag tot belemmeringen in promotie. Deze nieuwe wettelijke verplichting moet ook duidelijk in uw beleid naar voren komen en bestempelt represailles als misstand. U moet deze ook als zodanig in alle beleidsstukken opnemen.
Wij helpen u bij zowel het ontwikkelen van een beleid dat past binnen uw bedrijf als met trainingssessies die dit beleid bij uw werknemers op de radar zet. Wij bieden daarnaast een platform aan voor een klokkenluidersregeling, zodat uw werknemers (en eventueel externen) in de gelegenheid zijn zich op een vertrouwelijke en/of anonieme manier te melden. Via dit platform houden wij melders op de hoogte van de opvolging van hun melding, ook bij anonieme meldingen. Zonder koppeling van een e-mailadres of telefoonnummer maakt elke melder zelf een account met een gebruikersnaam aan. Wij zorgen ervoor dat de juiste mensen binnen uw organisatie de meldingen opvolgen en bij specifieke meldingen geven wij hier in overleg zelf opvolging aan.
Wat moet ik doen als ik vermoed dat er binnen mijn onderneming sprake is van fraude of corruptie. Welke stappen moet ik doorlopen en wat moet ik vooral niet doen? Goede vragen.
Wij geven je graag nieuwe (internationale) inzichten op het gebied van financiën, bedrijfsvoering, strategie, governance, risk, compliance en meer.