De kracht van speaking up
Werken in een omgeving waar zowel het melden als de melder veilig zijn. Wat is daarvoor nodig? Waarom zijn melders belangrijk voor uw organisatie? En welke stappen moet u volgen om te komen tot een passende en effectieve meldprocedure?
Bedrijven met meer dan 50 werknemers moesten onder de Wet huis voor klokkenluiders al een klokkenluidersregeling hebben waar ook inhoudelijk eisen aan werden gesteld. In de Wet bescherming klokkenluiders zijn er een aantal belangrijke elementen toegevoegd waardoor al bestaande klokkenluidersregelingen vaak niet meer voldoen. Wat zijn de meest cruciale wijzigingen voor u als ondernemer?
Wat precies een werknemer is, is in de nieuwe wet aangepast. De definitie van werknemer is “degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht dan wel degene die anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht”. Dit houdt in dat niet alles mensen in loondienst als werknemers worden gezien. Ook onderaannemers, betaalde stagiairs, uitzendkrachten en ZZP’ers moeten nu meegeteld worden binnen dit criterium. Deze mensen tellen hierdoor mee als gekeken wordt naar de drempelbepaling van 50 werknemers. Het gaat om het aantal werkzame personen en niet om het aantal FTE in de organisatie.
In de nieuwe wet wordt expliciet vereist dat werknemers een melding kunnen maken bij een aangewezen onafhankelijke functionaris. Het aanwijzen van een functionaris was al onderdeel van de wet. Wat veranderd is, is dat deze functionaris nu ook onafhankelijk moet zijn. Regelmatig wordt in de klokkenluidersregeling het hoofd van HR, de directie, de CFO of de compliance officer als meldpunt genoemd. Ook zien we in regelingen dat meldingen gedaan kunnen worden bij oud-bestuurders of mensen die in het verleden gelieerd waren aan de organisatie. Concrete eisen aan de onafhankelijke functionaris zullen nog via een Algemene maatregel van bestuur worden uitgedragen, maar de hiervoor genoemde voorbeelden zullen waarschijnlijk niet meer als “onafhankelijk” worden gezien.
In veel landen om ons heen was het al een verplichting. Met deze nieuwe wet zal Nederland moeten volgen; de wet stelt het verplicht om een mogelijkheid te geven tot anoniem melden. Tot deze wet was in Nederland alleen vertrouwelijke behandeling op verzoek verplicht. Door deze wijzigingen zullen vele meldkanalen anders ingericht moeten worden. Een organisatie kan niet langer volstaan met het beschikbaar stellen van een e-mailadres waar een melding van misstanden gedaan kan worden. Via een e-mail kan anonimiteit namelijk niet gewaarborgd worden. Het extern beleggen van dit e-mailadres is ook niet de oplossing. De melder moet ook voor de onafhankelijke functionaris anoniem kunnen blijven. E-mailadressen, telefoonnummers en afspraken in persoon kunnen allemaal herleid worden naar individuen. Zelfs brieven kunnen door een bepaald handschrift herkend worden.
De registratie van meldingen moet op basis van de nieuwe wet vastgelegd worden in een specifiek daarvoor ingericht register. Dit met in achtneming van de Algemene verordening gegevensbescherming. Deze informatie mag niet langer dan noodzakelijk opgeslagen worden. Dit is een vereiste die werkgevers dwingt om na te denken welke gegevens opgeslagen worden, waar en voor hoelang. Het bijhouden van meldingen in een Excel-bestand zal hoogstwaarschijnlijk niet als ‘ingericht register’ gaan gelden. Voor nadere eisen zullen we moeten wachten om de Algemene maatregel van bestuur die nog zal volgen.
Bescherming tegen benadeling is altijd onderdeel geweest van de wet. In de nieuwe wet is benadeling verondersteld als deze plaatsvindt tijdens of na de behandeling van een melding. Hierdoor komt de bewijslast bij de werkgever te liggen en is de melder beter beschermd dan in het verleden. De definitie van benadeling die de wet geeft is concreet uitgewerkt en omvat naast ontslag en demotie onder andere ook: intimidatie, pesterijen, overplaatsing, onthouden van bevordering, negatieve beoordeling, smaad en laster.
Onder de nieuwe wet krijgen klokkenluiders de gelegenheid om direct een melding te doen bij een daarvoor aangewezen en bevoegde autoriteit buiten de organisatie. In de wet is ook de verplichting opgenomen om werknemers van deze mogelijkheid op de hoogte te brengen. Een aangewezen bevoegde autoriteit is veelal de toezichthouder van een bepaalde branche. Onder de oude wet was de melder nog verplicht eerst het interne traject te doorlopen. Het ontbreken van een goed intern meldkanaal kan klokkenluiders ertoe zetten om meteen buiten de organisatie te melden.
Vanuit Grant Thornton Forensic & Integrity Services bieden wij een integrale aanpak:
Naast bovenstaande bieden wij deze dienstverlening ook aan als onderdeel van onze overkoepelende integriteitsdienstverlening. Hierbij kijken wij verder dan alleen de klokkenluidersregeling. We kijken naar het meldklimaat, de ‘tone at the top’, gedragscodes en naleving hiervan, communicatie en interne beheersing op integriteitsgevoelige gebieden.
Meer weten over deze nieuwe wet? Of benieuwd of uw organisatie voldoet aan alle (nieuwe) eisen?
