Het familiestatuut is een uniek document dat eigendom is van de familie en inzicht geeft in jullie waarden en visie. Het is het anker in barre tijden. En vertelt waar u voor staat en wat er destijds is besproken. Het is ook een basisdocument voor de jonge familieleden die de leeftijd krijgen om aan te schuiven bij het familieoverleg of familieberaad. Het geeft antwoord op allerlei vragen.
Dan is het van belang om goed in beeld te hebben welke wettelijke regelingen relevant zijn, op welk moment, in de verschillende groeifases van de onderneming. Groei brengt gevolgen voor de interne bestuursstructuur, governance en controleplicht met zich mee. Deze gevolgen vormen bij voorkeur een substantieel deel van uw groeistrategie en de daarbij behorende toekomstscenario’s. Wij lichten de gevolgen graag toe.
Als uw familiebedrijf al een onderneming van middelgroot formaat is en als 2 van de 3 volgende voorwaarden op uw onderneming van toepassing zijn:
In dit geval móet een extern accountant de jaarrekening van uw onderneming al controleren.
Wanneer de controleplicht van toepassing is , moet u ook letten op het eventueel toepassen van de structuurregeling op de onderneming. Dit zogeheten “structuurregime” houdt in dat de onderneming een Raad van Commissarissen moet instellen. De RvC houdt toezicht op het reilen en zeilen binnen de onderneming. Als familiebedrijf is het goed om na te denken over de samenstelling van deze Raad van Commissarissen. Zo is het voor de familie ook mogelijk te overwegen om een onafhankelijk toezichthouder die niet tot de familie hoort aan te stellen. In sommige gevallen raden we dit zelfs (sterk) aan. Dit doen wij vooral in situaties waar het management (bestuur) over de onderneming wordt gevoerd door specialisten van buiten de familie.
Mocht uw onderneming nog niet aan de vereisten van het structuurregime voldoen, maar wilt u wel alvast externe specialisten bij de onderneming betrekken, dan is het ook mogelijk om een Raad van Advies in te stellen. Een lid van de Raad van Advies heeft geen toezichthoudende taak op grond van de wet. Het instellen van een RvA brengt gewenning met zich mee. Deze gewenning komt van pas bij een groeiprognose waarin het reëel is dat op termijn het structuurregime toegepast gaat worden op de onderneming.
In dit artikel besteden wij aandacht aan de wettelijke regeling voor en de toepassing op het familiebedrijf in het bijzonder. Wanneer heeft een onderneming de plicht tot toepassing van deze regeling? Kunt u wellicht gebruik maken van het verzwakte structuurregime? En wat zijn de consequenties en risico’s van het niet voldoen aan de wettelijk regeling?
Een onderneming voldoet aan de voorwaarden van het structuurregime als het gedurende 3 jaren aan de volgende cumulatieve vereisten voldoet en dit daarnaast heeft gemeld aan het Handelsregister:
Als de onderneming aan deze drie (cumulatieve) vereisten voldoet, dan moet, met uitzondering van specifieke vrijstellingen, de onderneming binnen 2 maanden na vaststelling van de jaarrekening (door de Algemene Vergadering) opgave doen aan het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Op het moment van opgave begint de drie-jaren termijn te lopen. Als de vennootschap drie jaar voldoet aan bovenstaande eisen en dus ook 3 jaar is ingeschreven als structuurvennootschap in het Handelsregister, moet de vennootschap het structuurregime gaan toepassen. Als de vennootschap tijdens de drie-jaren termijn niet meer aan de drie vereisten voldoet, dan moet de opgaaf bij het Handelsregister worden doorgehaald.
De structuurvennootschap dient een Raad van Commissarissen in te stellen. De verplichte RvC vervult een wettelijke toezichthoudende taak. De RvC houdt toezicht op de onderneming in de situatie dat het voor de aandeelhouder niet goed meer mogelijk is om toezicht te houden op het bestuur en beleid. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat het bedrijf is gegroeid. De Raad van Commissarissen bestaat uit ten minste drie leden. Ze heeft de bevoegdheid de bestuurders van de vennootschap te ontslaan en aan te stellen. Verder keurt de RvC bepaalde belangrijke bestuursbesluiten goed.
De ondernemingsraad van de structuurvennootschap krijgt ook specifiekere bevoegdheden, onder meer een versterkt aanbevelingsrecht over maximaal een derde van het aantal commissarissen. De OR zal in ieder geval betrokken zijn bij de profielschets en de aanstelling van een derde van de commissarissen (minimaal één commissaris). Werknemers in een bedrijf richten zelf een ondernemingsraad op, als zij bereid zijn in een ondernemingsraad zitting te nemen. Dit betekent dat als deze bereidheid ontbreekt, zij geen ondernemingsraad oprichten. Voor de ondernemer is het wel van belang periodiek de werknemers uit te nodigen tot het instellen van de ondernemingsraad.
Binnen onze praktijk zien we regelmatig dat binnen familiebedrijven terughoudendheid bestaat bij het benoemen van commissarissen in een Raad van Commissarissen. Een commissaris heeft namelijk de wettelijke taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur. Soms overheerst al dan niet begrijpelijk, een gevoel van verlies van vrijheid van handelen: “Een commissaris is er enkel om te controleren wat ik allemaal doe”. Er is ook een voordeel te behalen voor het bedrijf, als je zorgt dat de commissaris goed past bij de cultuur, met daarbij een positieve grondhouding tegenover het familiebedrijf. De inbreng van de RvC in voor het bedrijf gevoelige kwesties kan zeer waardevol zijn.
In onze dagelijkse advisering wijzen wij de (familie)bestuurders binnen het familiebedrijf erop dat zowel de OR als de RvC juist worden aangesteld ter bescherming van de (doelstellingen van) de vennootschap. Daarbij kunnen extra ogen soms ook juist meer vrijheid van handelen geven en (nieuwe) inzichten die van belang zijn bij het ondernemen in een familiebedrijf.
Bij toepassing van het structuurregime (na de driejaarstermijn van registratie bij het Handelsregister) is het noodzakelijk dat de onderneming de statuten van de vennootschap wijzigt. De statuten bepalen dat de onderneming een Raad van Commissarissen aanstelt. In geval van een familiebedrijf staat er vaak in de statuten dat leden van de RvC geen familie/eigenaar kunnen zijn. De bevoegdheid om bestuurders van de onderneming te benoemen en te ontslaan verschuift van de Algemene Vergadering naar de Raad van Commissarissen
In onze advisering hebben wij vaak te maken met familievennootschappen. Dit zijn normale besloten vennootschappen waarin maar één familie een doorslaggevende stem heeft. Dit betekent dat de meerderheid van zeggenschap bij deze familie ligt. Ook is het mogelijk dat een familievennootschap als structuurvennootschap kwalificeert. In dat geval heeft de aandeelhouder de keuze het zgn. verzwakte structuurregime toe te passen. Maar let op: ook bij een verzwakt regime is het nog steeds noodzakelijk om een RvC in te stellen.
Het verschil met het volledige structuurregime is dat in geval van het volledige structuurregime de RvC als enige bevoegd is bestuurders te benoemen en te ontslaan. Daarnaast is het noodzakelijk dat de RvC belangrijke bestuursbesluiten goedkeurt. Bij het verzwakt structuurregime heeft de RvC nog slechts de bevoegdheid tot het goedkeuren van belangrijke bestuursbesluiten. Het grote voordeel is dat de bevoegdheid de bestuurders te benoemen en te ontslaan bij de aandeelhouder(s) blijft.
Het ‘verzwakte structuurregime’ is van toepassing als aan de criteria voor de structuurregeling is voldaan (zie boven) en een individueel persoon of 2 personen of meer in samenwerking het gehele kapitaal houden. Deze samenwerking is op basis van een onderlinge regeling en staat los van het stemrecht op aandelen. Gezamenlijk aan kapitaal deelnemen kan ook via stemrechtloze aandelen.
De onderlinge regeling wordt gevormd door (i) een overeenkomst tussen alle aandeelhouders, waarin (ii) deze aandeelhouders hun bemoeienis met de onderneming hebben vormgegeven, (iii) actief overleg van gezamenlijk vormen van beleid zijn georganiseerd en (iv) beleid bij unanimiteit wordt vormgegeven. Als een stichting administratiekantoor (een STAK) de aandelen houdt voor de economisch belanghebbenden, is het mogelijk dat dit leidt tot toepassing van het ‘verzwakte’ structuurregime, mits de certificaathouders gezamenlijk feitelijke invloed of ‘controle’ uitoefenen in het bedrijf (via de samenwerking / onderlinge regeling). Grote familievennootschappen voldoen vaak aan dit criterium
Bij een groot familiebedrijf, waarbij uiteindelijk één natuurlijk persoon het kapitaal (direct of indirect) verschaft , heeft het familiebedrijf de keuze dus (als de voorwaarden van het structuurregime van toepassing zijn) het ‘verzwakte’ structuurregime toe te passen. .
De wet treft een voorziening voor het geval de natuurlijk persoon overlijdt: de erfgenamen worden gelijkgesteld met de natuurlijk persoon, mits deze binnen 6 maanden na het overlijden een samenwerking aangaan.
In de situatie waarin de onderneming voldoet aan alle drie de criteria van het structuurregime, dan is deze onderneming verplicht dit binnen 2 maanden na vaststelling van de jaarrekening te melden aan het Handelsregister. De onderneming die dat ondanks deze verplichting niet doet, maakt zich schuldig aan een economisch delict. Dit economische delict wordt op grond van de wet bij handhaving van een geconstateerde overtreding bestraft met hechtenis van ten hoogste zes maanden, een taakstraf of een geldboete van maximaal € 22.500 (stand van zaken 2023). Het is raadzaam de vereisten en deadlines in de gaten te houden en op te volgen indien noodzakelijk.
NB: als de onderneming dus slechts aan 2 van de 3 verplichtingen voldoet, hoeft de onderneming geen melding te doen!
Het is bijvoorbeeld mogelijk dat er een wettelijke plicht bestaat (bij meer dan 50 werknemers) tot het instellen van een ondernemingsraad. Mogelijk zijn werknemers nog niet overgegaan tot de oprichting van een ondernemingsraad. Met name in familiebedrijven zal een hechte band bestaan tussen werknemers, bestuurders en eigenaren, waardoor de werknemers minder geneigd zijn mee te werken aan het opzetten van een ondernemingsraad.
Als een onderneming voldoet aan de wettelijke vereisten voor het hebben van een ondernemingsraad maar geen ondernemingsraad heeft, staat daar er geen sanctie op. Maar, elke belanghebbende kan wel verzoek doen tot het instellen van een ondernemingsraad. Dit hoeft geen werknemer te zijn, ook een vakbond kan een belanghebbende zijn.
In de praktijk zijn er wel situaties waarin het ontbreken van de ondernemingsraad problemen oplevert, zoals een fusie, verkoop van het bedrijf, wijziging arbeidsvoorwaarden. In deze situaties is inspraak van werknemers verplicht.
Als uw onderneming groeit, verandert er van alles, zowel bestuurlijk als juridisch. Het is belangrijk om u goed te laten adviseren.
Een ondernemingsraad is mogelijk van belang als de onderneming groeit.. Het is voor de ondernemer belangrijk om oog te hebben voor de (mogelijke) inspraakbelangen van zijn werknemers.
En valt uw familiebedrijf binnen de criteria van het structuurregime, zorg er dan tijdig voor dat u met uw mede-eigenaren en/of de familie, spreekt over de invulling van een Raad van Commissarissen. Wie zijn er geschikt om die taak op zich te nemen? Betrekt u daarbij wel of niet externe commissarissen? Of is voor u een Raad van Advies nog aan de orde, omdat het familiebedrijf nog niet verplicht is een RvC in te stellen?
Heeft dit artikel uw interesse gewekt? Op onze pagina Toekomstbestending ondernemen voor het familiebedrijf vindt u nog veel meer informatie over de thema's vermogen, opvolging, eigenaarschap en duurzaamheid.
