Wij geven je graag nieuwe (internationale) inzichten op het gebied van financiën, bedrijfsvoering, strategie, governance, risk, compliance en meer.
Je kunt in beginsel inkoop-btw alleen aftrekken op basis van een factuur die voldoet aan de wettelijke factuurvereisten. Is het totaalbedrag (inclusief btw) minder dan 100 euro, dan kun je de btw ook aftrekken op basis van een ‘eenvoudige’ factuur.
Deze moet ook aan bepaalde eisen voldoen. Vaak voldoet een kassabon of kwitantie al aan deze voorwaarden en kun je hiermee dus de btw in aftrek brengen. Wij zien jammer genoeg dat dit vaak niet gebeurt, terwijl je zo veel btw kunt aftrekken van personeelsdeclaraties. Let op: er gelden wel bepaalde voorwaarden, maar een wettelijke factuur is niet nodig bij bedragen van minder dan EUR 100.
Is de bon voor brandstofkosten meer dan 100 euro? Dan is de btw ook aftrekbaar. De manier waarop de brandstof is betaald, moet dan wel herleidbaar zijn tot jouw bedrijf (bijvoorbeeld via een bedrijfspas). Voor het OV kun je het vervoersbewijs of transactieoverzicht gebruiken voor het aftrekken van de btw.
Om de btw in aftrek te brengen, moeten de kosten wel zien op het verrichten van btw-belaste prestaties. Let op: woon-werkverkeer is voor de btw-regelgeving privégebruik.
Het is onze ervaring dat veel bedrijven onterecht de btw op personeelsdeclaraties niet in aftrek brengen. Wij adviseren om na te gaan of er mogelijkheden voor btw-aftrek zijn voor uw bedrijf. De btw is dan geen kostenpost meer.
Ook als jouw bedrijf btw-belaste prestaties verricht, heb je mogelijk te maken met aftrekbeperkingen van de btw die drukt op personeelsverstrekkingen. Deze beperking vervalt als je geen werknemers hebt die in één boekjaar in totaal voor meer dan 227 euro (kostprijs, exclusief btw) zijn bevoordeeld. Je mag hiervoor bepaalde kosten verdelen over verschillende werknemers en soms mag je bepaalde kosten verdelen over een afschrijvingsperiode. Zo kun je voorkomen dat werknemers de grens van 227 euro overschrijden en behoud je het recht op btw-aftrek. Wij komen vaak bedrijven tegen die onterecht geen btw in aftrek brengen voor de kosten van personeelsverstrekkingen.
Onder voorwaarden kun je de btw op negatieve kasverschillen terugvragen van de belastingdienst. Je kunt hiervoor met de belastingdienst afspreken om dit één keer per jaar te doen. Let op: het hangt van de oorzaak van het kasverschil af of u de btw kan terugvragen.
Rond je een betaling naar boven af (bijvoorbeeld van 2,98 euro naar 3 euro) en bereken je bij een pinbetaling wel 2,98 euro? Dan ben je (onder voorwaarden) slechts voor dit lagere bedrag btw verschuldigd.
Verkoop je via internet, dan wordt u mogelijk geconfronteerd met ‘chargebacks’ van de uitgever van de betaalkaart van de koper. Je ontvangt het verkochte product niet retour, maar je betaalt wel de koopprijs terug.
Pas je het kasstelsel toe, dan kan je naar ons idee de btw die is voldaan terugvragen zodra de eerder ontvangen vergoeding via een chargeback is teruggedraaid. We zien dat in andere gevallen de belastingdienst een btw-teruggave in verband met een chargeback niet altijd accordeert. Wij adviseren u graag of u de betaalde btw voor chargebacks kan terugvragen.
Verkoop je op rekening, dan komt wellicht voor dat een afnemer de factuur niet betaalt. Is de factuur één jaar opeisbaar, dan kun je de voldane btw voor de gestuurde factuur terugvragen van de belastingdienst. Weet je al eerder dat de afnemer niet gaat betalen, dan kun je de voldane btw (onder voorwaarden) op het eerdere moment al terugvragen. Wij zien dat weinig bedrijven gebruikmaken van de mogelijkheden om de btw na één jaar alsnog terug te vragen of om dit al eerder te doen.
Verstuur je een factuur vóór het einde van het kwartaal (bijvoorbeeld 31 maart), dan moet de btw van deze factuur gelijk in de volgende maand door de Belastingdienst zijn ontvangen. In dit geval uiterlijk 30 april.
Verstuur je de factuur echter pas aan het begin van de volgende maand (bijvoorbeeld 1 april), dan hoef je de btw van deze factuur pas in juli te betalen. Namelijk na afloop van het tweede kwartaal.
Vanuit cashflow oogpunt kan het daarom wenselijk zijn om de factuur één dag of enkele dagen later te sturen.
We zien dat het vooral bij de huur van vastgoed voorkomt dat de huurder aan de verhuurder vraagt om in één keer alle periodieke facturen voor het komende jaar te sturen. Hierbij betaalt de huurder de verschillende facturen wel gedurende het jaar. De huurder kan al direct de btw op alle huurfacturen in aftrek brengen in de btw-aangifte die ziet op de datum van de facturen Dit leidt voor de huurder tot een cashflow verbetering. Als u veel panden huurt, kunt u op deze wijze de cash flow verbeteren.
Heeft jouw bedrijf recht op btw-teruggave? Dan ontvang je deze meestal pas enkele weken nadat je de negatieve btw-aangifte hebt ingediend. In de tussentijd moet je voor die maand wel alle verschuldigde loonheffingen betalen. Vraag de belastingdienst of ze deze verschuldigde loonheffingen verrekenen met de nog te ontvangen btw-teruggave. Zo voorkom je een ‘cash out’ voor de loonheffingen. Dit leidt tot een cash flow verbetering.
Ontvang je in de regel btw terug van de Belastingdienst en dien je per kwartaal jouw btw-aangiften in? Vraag dan of de belastingdienst het btw-aangiftetijdvak wijzigt naar ‘maand’. Zo ontvang je de btw-teruggave eerder.
Andersom: moet je meestal btw betalen en doe je per maand btw-aangifte? Vraag de belastingdienst dan om het aangiftetijdvak te wijzigen naar ‘kwartaal’. Dit kan ook als je een substantiële omzet hebt.
Bestaat jouw bedrijf uit verschillende vennootschappen die een fiscale eenheid voor de btw vormen? Vraag de belastingdienst dan om hier aparte btw-aangiften aan uit te reiken. Je kunt dan per eenheid aangeven of je voor dit onderdeel per maand of per kwartaal btw-aangifte wilt doen. Verkeren deze onderdelen bijvoorbeeld ‘afzonderlijk beschouwd’ in een btw-teruggaafpositie, dan kun je hiervoor per maand aangifte doen. Voor de andere onderdelen kun je apart of gezamenlijk op kwartaalbasis aangifte (blijven) doen. Zo zorg je dat je de btw-teruggave sneller ontvangt.
Voert jouw bedrijf in Nederland regelmatig goederen in? Vraag de belastingdienst dan om een zogenoemde artikel 23-vergunning. Zo hoef je de verschuldigde invoer-btw niet aan de douane te betalen en ‘verlegt’ de belastingdienst deze naar de btw-aangifte. Gebruikt jouw bedrijf de ingevoerde goederen voor btw-belaste prestaties, dan kun je de verleggings-btw in dezelfde btw-aangifte weer aftrekken. Met een artikel 23-vergunning voorkom je dat je de invoer-btw eerst moet betalen (en voorkom je dus een cash out).
Heb je bij een buitenlandse afnemer (consignment) voorraad liggen? Dan moet je voor verkopen vanuit deze voorraad meestal een lokaal btw-nummer aanvragen. Je kunt (onder voorwaarden) ook gebruikmaken van een vereenvoudigde regeling: je kunt de goederen met nul procent (Nederlandse) btw leveren en administratief handelen alsof je de goederen vanuit Nederland levert. Zo voorkom je dat je buitenlandse btw-nummers moet aanvragen voor jouw buitenlandse voorraad.
Ontvang je facturen met lokale btw vanuit andere EU-landen (denk aan een lokaal congres of hotelovernachting) en heb je geen lokaal btw-nummer? Dan kun je deze btw (onder voorwaarden) via de Nederlandse belastingdienst terugvragen. Zorg dat de belastingdienst jouw teruggaafverzoek (minimaal 50 euro) vóór 1 oktober van het volgende kalenderjaar ontvangt. Bedraagt jouw teruggaafverzoek meer dan 400 euro, dan kun je deze ook per kwartaal indienen.
Gaat het in jouw geval om substantiële bedragen, overweeg dan om zelf een lokaal btw-nummer aan te vragen. Zo vraag je de lokale btw eenvoudig en eerder terug via de lokale btw-aangifte. Dit leidt tot een cashflow voordeel.
Verkoop je vouchers, dan komt het misschien voor dat je deze gratis of onder nominale waarde verstrekt, bijvoorbeeld uit coulance of als bulkkorting. Verzilvert de consument de voucher voor de aankoop van een product, dan herkent het betalingssysteem dit als een betaling van het bedrag gelijk aan de nominale waarde van de voucher. Jouw bedrijf is echter (onder voorwaarden) slechts btw verschuldigd voor het lagere bedrag dat is ontvangen voor de verkoop van de voucher. Heb je toch btw voldaan voor de nominale waarde van de voucher, ga dan na of je een btw-teruggaafverzoek kunt indienen.
Bied je de mogelijkheid om bij aankopen van artikelen punten te sparen, dan is jouw bedrijf bij het verzilveren van deze punten alleen btw verschuldigd over een eventuele bijbetaling en dus niet over de waarde van de punten. Hoeft de consument niet bij te betalen voor het product, dan moet je de btw-aftrek van het gratis product misschien corrigeren. Dit hoeft niet als het product een waarde heeft van minder dan vijftien euro (exclusief btw) of kwalificeert als een monster.
Organiseert jouw bedrijf promotionele kansspelen waaraan consumenten gratis mee kunnen doen? Dan is volgens de belastingdienst de inkoop-btw op de verstrekte prijs als uitgangspunt niet aftrekbaar. Echter, onder voorwaarden is in onze visie de btw wel aftrekbaar. Wij overleggen graag met u over de mogelijkheden als u dergelijke kansspelen organiseert.
Verkoopt jouw bedrijf producten die (deels) belast zijn tegen het verlaagde btw-tarief? Ga dan na of het verlaagde btw-tarief (of het gemiddelde tarief) ook van toepassing is op zogenoemde bijkomende kosten die je in rekening brengt, zoals verzend- , bezorg- en verpakkingskosten. Misschien kun je voor deze kosten namelijk ook het verlaagde of gemiddelde btw-tarief toepassen. Je kunt hier vaak praktische afspraken over maken met de belastingdienst.
Wij zien dat bedrijven vaak ten onrechte niet uitgaan van een hoger (pre) pro rata. Kan jouw bedrijf de btw op algemene kosten slechts pro rata aftrekken? Ga dan na of het pro rata wellicht hoger kan uitvallen. Soms kan de btw-vrijgestelde omzet buiten de pro rata berekening blijven, zodat het pro rata hoger uitvalt. Daarnaast kun je voor deze berekening soms omzet waarover je geen btw verschuldigd bent toch als btw-belaste omzet beschouwen. Ook dit levert een hoger pro rata op.
Wij zijn graag bereid om met je na te gaan of je een hoger pro rata kan hanteren.
Op jouw balans staat de btw die je nog verschuldigd bent. Dit moet in beginsel gelijk zijn aan de btw die je nog moet betalen voor de periode Q4/december van het betrokken jaar. Deze btw-aangifte moet je in januari indienen.
De belastingdienst controleert regelmatig aan de hand van de aangifte of de balans een hoger bedrag vermeldt aan nog verschuldigde btw. Ss dat het geval, dan heft de belastingdienst het verschil na met een (substantiële) administratieve boete. “Je had door de balanspost omzetbelasting namelijk kunnen weten dat jouw bedrijf nog btw verschuldigd was,” vindt de belastingdienst.
Specificeer daarom de balanspost omzetbelasting en dien eventueel een suppletieaangifte in. Zo beperk je administratieve boetes.
Moet je een suppletieaangifte indienen? Doe dat dan vóór 1 april van het jaar dat volgt op het jaar waarover je de btw verschuldigd bent. Zo voorkom je dat de belastingdienst belastingrente in rekening brengt.
Neem dan contact op met een van onze specialisten. Zij helpen je graag verder.
