Peterson Control Union bekwaamt zich in de werkkostenregeling

Monica van Loon werkt bij Peterson Control Union, al bijna 24 jaar. Royal Peterson Control Union, benadrukt ze met gepaste trots. Sinds twee jaar staat er een kroontje boven het logo op haar visitekaartje. Naast haar functietitel: Expert 2. “Dat klinkt interessant he”, lacht ze geheimzinnig. “Maar concreet houd ik me binnen het bedrijf bezig met alles wat er met fiscale zaken te maken heeft. Dus de BTW, de vennootschapsbelasting en dus ook de werkkostenregeling.”

Korte lijnen

Tegenover haar op het Nederlandse hoofdkantoor van Peterson Control Union aan de Rotterdamse Maas zit Jan Paul de Bruin, fiscaal specialist bij Grant Thornton. Hij adviseert Peterson onder andere over het toepassen van de werkkostenregeling. Jan Paul is komen lopen. De vestiging van Grant Thornton ligt op een steenworp afstand; hij kan zijn eigen werkplek bijna zien. Volgens de twee typeert het ook de samenwerking tussen de beide bedrijven: korte lijnen, goed bereikbaar, je kunt, als het nodig is, zo bij elkaar naar binnen lopen.

Over Peterson Control Union en Grant Thornton

Grant Thornton is al 58 jaar de huisaccountant van Peterson Control Union, een familiebedrijf dat in 1920 in Rotterdam is opgericht en in vroeger jaren landbouwproducten inspecteerde. Inmiddels is Peterson Control Union uitgegroeid tot een wereldwijd opererend concern. In 80 landen, met zo’n 5.000 medewerkers waarvan er 650 in Nederland werken, is het bedrijf actief op het gebied van logistiek, kwaliteitsborging, certificering en risicomanagement.

Met de toenemende ketenverantwoordelijkheid van het mondiale bedrijfsleven is er voor Peterson Control Union steeds meer werk te verzetten. Zijn producten vrij van bijvoorbeeld schadelijke pesticide, komt er geen slavenhandel aan te pas, mag geïmporteerd hout het keurmerk FSC dragen; allemaal vraagstukken waar de onderneming dagelijks mee te maken heeft. Het bedrijf groeit en bloeit.

Onder de werkkostenregeling vallen kosten voor extraatjes zonder direct zakelijk belang. Daar is een vrije ruimte voor, zo’n 1,2% van de totale bruto loonsom.

Jan Paul de Bruin

De werkkostenregeling in het kort

Monica van Loon kreeg Jan Paul de Bruin in het vizier toen in 2015 de werkkostenregeling in werking trad. “Ik vond dat we daar als bedrijf meer over moesten weten”, vertelt Monica. Jan Paul de Bruin legt kort uit wat de werkkostenregeling behelst: “Onder de werkkostenregeling vallen kosten voor extraatjes zonder direct zakelijk belang. Daar is een vrije ruimte voor, zo’n 1,2% van de totale bruto loonsom.” Voor een bedrijf als Peterson Control Union al met al een flink bedrag.

Kennisbehoefte is logisch

“Het is ook logisch, die kennisbehoefte”, verklaart Jan Paul de Bruin de vraag vanuit Peterson Control Union. “Op een administratie-afdeling werken medewerkers die niet altijd fiscaal geschoold zijn. Maar ze moeten wél op de juiste manier de facturen kunnen inboeken in het administratiesysteem. Dus moeten ze op de hoogte zijn van wanneer kosten wel of niet in de regeling valt.” Omdat het bedrijf in die periode tevens overstapte op een nieuw administratiesysteem, was het een ideaal moment om de medewerkers deel te laten nemen aan een in-house training over de werkkostenregeling.

Trainingen op maat, met eigen voorbeelden

Omdat de werkkostenregeling regelmatig verandert, krijgt Peterson Control Union geregeld updates en trainingen van Grant Thornton over het onderwerp. Afgelopen jaar volgden Monica en haar collega’s nog twee webinars. Op maat gemaakt, benadrukt Jan Paul. “Want het zijn juist de voorbeelden uit de praktijk van Peterson die zo’n training interessant en nuttig maken.” Er deden zo’n dertig medewerkers van het bedrijf mee. Binnenkort wordt een vervolg ingepland. Om te kijken of er genoeg is blijven hangen van de stof.

Een steekje los

Monica is iemand die helemaal wil uitspitten hoe het precies zit, haar hele loopbaan al. Ze is zich altijd blijven bijscholen en ontwikkelen met opleidingen, trainingen en cursussen. “Als je je kansen pakt binnen het bedrijf, wordt het nooit saai”, vertelt ze. “Je hoeft je niet per se naar boven op te werken, ook op inhoud kun je doorgroeien.” Dat doet ze nu onder andere op het gebied van de werkkostenregeling. “Ik ben van het handhaven van de fiscale regels. En dat wil ik zo zuiver mogelijk doen.” Ze grapt: “Er moet ook wel een steekje aan je los zitten om dit leuk te vinden.”

Het meeste weet ik zelf. Als ik twijfel, bel ik Grant Thornton

Monica van Loon

Volgens Monica is de werkkostenregeling best ingewikkeld. “Ik krijg veel vragen van collega’s over hoe ze de regeling moeten toepassen. De meeste antwoorden weet ik zelf. En als ik twijfel, bel ik naar Grant Thornton.” Er passeren allerlei voorbeelden de revue, een mini-quiz volgt. Een bloemetje voor secretaressedag, valt dat onder de werkkostenregeling of niet?* Sporten in een sportschool?* En als je als bedrijf een inpandige sportschool creëert?* Een online escaperoomspel met collega’s na een vergadering?*

Iedere situatie vraagt om een beslissing

Ze gaat verder: “Zo’n training is echt goed. Er zijn collega’s die erachter komen dat ze een bepaalde handeling continu verkeerd uitvoeren. Eén collega boekte facturen voor werkschoenen structureel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Dan zeg ik: ‘die werkschoenen, ga je daar ook mee dansen in het weekend?’ Precies! Die vallen er dan dus niet in. Het is ook lastig, want bepaalde werkkleding valt weer wél binnen deze regeling. Je hebt trainingen nodig, continu. Je moet voor iedere situatie een beslissing nemen.” Monica van Loon heeft naar aanleiding van de training van Grant Thornton een beslisboom gemaakt die medewerkers van de administratie en van de HR-afdeling helpt om op de juiste manier met de werkkostenregeling om te gaan.

Werkkostenregeling: dilemma voor het familiebedrijf

Dit jaar besloot het kabinet dat bepaalde Arbo-voorzieningen ook binnen de werkkostenregeling vallen en dus ten koste gaan van de vrije ruimte voor leuke dingen voor het personeel. Monica van Loon werd op deze verandering gewezen door een van de nieuwsbrieven van Grant Thornton. Laat Peterson Control Union nu net een bedrijf zijn dat het belangrijk vindt dat hun medewerkers lekker in hun vel zitten. Periodiek krijgt iedereen binnen het bedrijf in Nederland een medische controle, niet direct gekoppeld aan het primaire werk van medewerkers. “Wij blijven het belangrijk vinden dat iedereen zo’n keuring krijgt. Dat hoort bij een werkgever die goed voor haar medewerkers zorgt. We zijn een familiebedrijf, je moet goed zorgen voor je familie”, vertelt Monica. “Het is jammer dat het ten koste gaat van de vrije ruimte.”

Verstandig om de vrije ruimte te blijven monitoren

Volgens Jan Paul van Grant Thornton is Peterson Control Union goed bezig als het gaat om het toepassen van de werkkostenregeling. “Het is voor een organisatie verstandig om de vrije ruimte nauwgezet te blijven monitoren. Als je die ruimte namelijk overschrijdt, betaal je 80% belasting over dit soort extraatjes.” Daarnaast, vult Monica hem aan: “Als je een controle krijgt en je hebt het niet goed gedaan, krijg je een naheffing. Dat wil je natuurlijk niet.” Jan Paul knikt. Hij en Monica adviseren bedrijven om de kennis in huis te halen. “En als je twijfelt, laat je controleren.”

*Tot slot, de antwoorden van de quiz: het bloemetje op secretaressedag is werk gerelateerd en valt, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een bloemetje voor een verjaardag, binnen de werkkostenregeling. Sporten op een sportschool ook, behalve als het bedrijf een eigen sportschool heeft. En het online escaperoomspel? De Bruin en Van Loon raden het van harte aan: ‘heel leuk, zeker als veel mensen thuis werken’. Zo’n spel valt wel binnen de werkkostenregeling en gaat dus ten koste van de vrije ruimte. Ook als je het na een zakelijke vergadering speelt.