De Werkkostenregeling (WKR) maakt het mogelijk om - onder voorwaarden belastingvrije vergoedingen aan jouw werknemers te doen. De WKR beschrijft drie zaken:
Wat kan de WKR betekenen voor jouw werknemers, of voor jou als directeur-grootaandeelhouder? Dit leggen uit we in onze whitepaper.
De verantwoordelijkheid voor de WKR ligt bij payroll, hrm en finance tezamen. De WKR moet je verantwoorden in de aangifte van de loonheffingen. In die zin is de Payroll afdeling verantwoordelijk voor die aangifte en dus ook verantwoordelijk voor de Werkkostenregeling. Alleen het is niet per definitie zo dat alle vergoedingen en verstrekkingen via de loonstrook worden verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan de kosten die de werknemer apart declareert. Die declaraties worden verwerkt in de financiële administratie. En wat dacht je van de kosten voor personeelsfeesten?
Ons advies is dat er goede afspraken tussen Finance, Payroll en HR worden gemaakt. Zodat ook de verantwoordelijkheid duidelijk en belegd is.
Welke kosten vallen er onder de WKR? Welke uitzonderingen zijn er? En hoe benut ik de vrije ruimte van de WKR? Zomaar wat vragen die wij in de praktijk vaak gesteld krijgen. Een aantal kosten, die niet direct te maken hebben met de werkzaamheden van jouw medewerkers, die onder de Werkkostenregeling valt zijn:
Drie categorieën die niet als vergoedingen worden beschouwd in de WKR zijn:
De vrije ruimte in de WKR houdt in dat je een deel van de loonsom onbelast aan jouw werknemers mag besteden. Het percentage en de maximale loonsom die de vrije ruimte bepalen worden jaarlijks bijgesteld. Let op dat de vrije ruimte niet overschreden wordt. Over dit extra bedrag moet je namelijk 80 procent belasting betalen, ook wel de eindheffing genoemd! Ook dien je te letten op de gebruikelijkheid van het bedrag dat je besteedt aan jouw werknemers.
De vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) voor vergoedingen en verstrekkingen was in 2024 1,92 procent over de eerste 400.000 en 1,18% over het meerdere.
In 2025 is dit 2 procent over de eerste 400.000 euro van de fiscale loonsom en 1,18 procent over het meerdere.
Heb je als werkgever moeite met het juist toepassen van de Werkkostenregeling (WKR) en de vastlegging daarvan? Maak met onze WKR rekentool eenvoudig een indicatieve berekening van de forfaitaire ruimte binnen de WKR.
Onze ervaring leert dat de WKR vaak een beperkte mate van aandacht heeft. Met name omdat de Werkkostenregeling niet opgenomen is, of in ieder geval niet structureel, in de administratie en de processen. Terwijl je ongetwijfeld wilt weten of je de vrije ruimte van de WKR overschrijdt, of dat je nog fiscale kansen kunt benutten. Het ontbreken van structurele inbedding in de financiële administratie en processen heeft vaak te maken met het feit dat er geen afspraken zijn gemaakt tussen Finance, Payroll en HR. Dat is daarom ook stap één waar je aandacht aan moet geven.
Het gevolg ervan illustreren wij graag aan de hand van een voorbeeld:
Bij een klant bleek dat, op basis van achterhaalde wetgeving, een bedrag van ruim 100.000 euro ten onrechte was ondergebracht in de vrije ruimte. Deze klant benutte met andere vergoedingen en vertrekkingen al vrijwel de gehele vrije ruimte. Oftewel, deze constatering leverde een besparing van maximaal 80.000 euro aan loonheffing op. Uiteraard kan er ook een keerzijde zijn en overschrijd je de vrije ruimte, met als gevolg mogelijke boetes en belastingrente.
Veel werknemers werken thuis. Dat brengt voor de werknemer extra kosten met zich mee. Bijvoorbeeld in de zin van koffie, wc-papier en elektriciteitsverbruik. En vermoedelijk investeren werknemers ook in het verbeteren van de thuiswerkplek.
De thuiswerkvergoeding viel tot en met 2021 in de vrije ruimte van de WKR. Dat is omdat de thuiswerkplek niet als werkplek kwalificeert. De thuiswerkvergoeding is gericht vrijgesteld tot 2,40 euro per dag in 2025. In 2024 was dat 2,35 euro per dag.
De WKR biedt ook diverse kansen voor de dga. Je kunt als dga bekijken of er voldoende vrije ruimte beschikbaar is om jezelf een vergoeding toe te kennen. Voor de dga hebben wij diverse tips. Als dga heb je ook te maken met de zogenaamde gebruikelijkloonregeling. Die regeling houdt in dat je voor jouw verrichte werk in de eigen bv een bepaald salaris moet opnemen in jouw loonaangifte dat ‘gebruikelijk’ is. Dit gebruikelijk loon - ook wel bekend als het dga-salaris - wordt jaarlijks bijgesteld. De Werkkostenregeling (WKR) biedt mogelijkheden om het dga-salaris te verlagen.
Als je een medewerker een loonsverhoging geeft, dan is die daar ongetwijfeld blij mee. Maar jouw loonkosten stijgen flink ten opzichte van de netto vooruitgang van uw medewerker. De werkkostenregeling (WKR) biedt mogelijk een uitkomst voor het geven van een bonus of loonsverhoging.
Heb je tenminste 95 procent belang in meerdere werkgevers? Dan is het mogelijk interessant om te kiezen voor de concernregeling. Van alle werkgevers worden de vrije ruimtes en alle bestedingen binnen de vrije ruimte bij elkaar opgeteld, alsof het een werkgever is. Als de uitkomst daarvan voordeliger is, bespaar je 80 procent eindheffing.
De concernregeling mag je toepassen als:
Je mag de concernregeling alleen toepassen als alle concernonderdelen het gehele kalenderjaar een concern vormen. Concernonderdelen die in de loop van het kalenderjaar deel worden van het concern of uit het concern verdwijnen, vallen daarom buiten de concernregeling.
Wil je meer weten over de concernregeling?
Weet je zeker dat je de WKR goed benut? Of dat je risico’s loopt door een verkeerde toepassing van de WKR of een overschrijding van de vrije ruimte? In de praktijk zien we dat lang niet altijd de kansen van de WKR worden benut. En dat interne stakeholders verkeerde managementinformatie ontvangen. Je kunt verrassingen voorkomen en de juiste (betrouwbare) informatie over de toepassingen van de WKR regeling eenvoudig inzichtelijk maken, via onze WKR-checker.
De WKR-checker zoekt namelijk in jouw (fiscale) data naar (on)juistheden van de toepassing van de WKR. Deze WKR-checker helpt jou zo om jouw risico’s te minimaliseren en kansen dus te ontdekken. Dat geeft jou inzicht en zekerheid, zodat je aan jouw stakeholders kan laten zien dat je ‘in control bent’. Lees meer over WKR-checker en vraag eventueel een demo aan.
Wij geven elk voor- en najaar meerdere masterclasses over de WKR. Deze zijn als uitermate nuttig ervaren door de deelnemers en worden hoog gewaardeerd! Wil je een inhouse training voor jouw bedrijf of ben je benieuwd of in de aankomende periode masterclasses worden gegeven?
Als je vragen hebt over de werkkostenregeling (WKR), dan ben je niet de enige. Grote kans dat deze vraag al eens is gesteld. Hieronder beantwoordt onze ervaren adviseur een aantal van de meest gestelde vragen of bekijk alle veel gestelde vragen over de WKR.
