Voorkom fraude: herken de fraudeurs

De miskende loyalist is iemand die vanuit een bewuste intentie kiest voor een functie waarin het maatschappelijke doel centraal staat.

De persoon accepteert daarbij vaak dat het inkomen lager zal zijn dan in een meer commerciële omgeving. Vervolgens legt de persoon zijn hele ziel en zaligheid in zijn werk, met heel veel passie, inzet, energie en tijd. Op enig moment gaat dat knagen. Misschien doordat de druk te hoog wordt, misschien omdat er te weinig erkenning en waardering is. Of misschien omdat zijn werkzaamheden minder effect hebben dan hij gehoopt had.

In de combinatie van deze factoren schuilt het grootste gevaar.  Een gevoel van teleurstelling, geen erkenning krijgen, ondergewaardeerd worden, en dan ook nog eens onderbetaald worden. Daardoor bestaat de kans dat de gelegenheid te baat wordt genomen om op een andere manier compensatie te zoeken. En die gelegenheid doet zich in maatschappelijke sectoren eerder voor.

Dit type fraudeur zie je bijvoorbeeld bij goede doelen organisaties. In andere sectoren komen we vergelijkbare situaties tegen bij hard werkende, uiterst loyale medewerkers, die telkens weer worden overgeslagen bij promoties. Ze voelen zich ingehaald door jongere collega’s, die het spel misschien net even handiger spelen.

Ook bij die loyale medewerker is de grens dan een keer bereikt en bestaat het risico dat deze zichzelf gaat belonen als compensatie voor het gebrek aan erkenning en waardering.

Dat klinkt als een tegenstelling; fraude is immers een opzettelijke handeling en ‘tegen wil en dank’ lijkt daar niet bij te passen.

Ik heb echter meerdere praktijksituaties gezien waarbij iemand klem komt te zitten in het systeem en zich geconfronteerd ziet met eisen die feitelijk onuitvoerbaar zijn.

Je vindt deze voorbeelden veel in de zorg en het onderwijs, waar van alles is voorgeschreven door de politiek of het management. Terwijl de mensen in de praktijk weten dat de regels niet uitvoerbaar zijn. Voorbeelden zijn tijdschrijven in de thuiszorg en sommige vormen van diplomafraude.

Net als bij de idealist worden medewerkers in deze sectoren vooral gedreven door hun behoefte iets goeds te doen voor de maatschappij en anderen te helpen. Als dat door de regels niet meer goed mogelijk is, dan is de kans groot dat men creatieve oplossingen gaat zoeken en het niet meer zo nauw neemt met die regels.

Dat kan langere tijd goed gaan, omdat de dienstverlening doorgaat en men het niet naleven van de regels oogluikend toestaan of het niet opvalt. Maar als er ongelukken gebeuren of het overtreden van de regels aan het licht komt bij een interne of externe controle, dan kan de organisatie vaak niet anders dan terugvallen op de formele regels. Niet zelden wordt de medewerker dan de dupe en volgt ontslag.

De perfectionist komen we vooral tegen bij organisaties waar zeer strenge compliance regels bestaan.

Bijvoorbeeld in de financiële sector, bij accountantsorganisaties of adviesbureaus. Daar gelden strenge procedures en regels. Het niet naleven van die regels is zo ongeveer een doodzonde. Denk aan procedures voor clientacceptatie, opdrachtacceptatie, noodzakelijke handtekeningen onder contracten, bepaalde stukken die in een dossier moeten zitten, etc.

Er zijn interne compliance controles om vast te stellen of de procedures worden nageleefd. Bij vaststelling van afwijkingen worden de betrokkenen daarop aangesproken en wordt de schending geregistreerd. Dat kan leiden tot een negatieve beoordeling en daarmee een lagere bonus of salarisstijging of zelfs ontslag.

Los van het financiële aspect speelt ook schaamte een rol. De perfectionist wil niet betrapt worden op het maken van fouten, en de cultuur van de organisatie is vaak zodanig dat het maken van fouten ook niet echt acceptabel is. Uiteindelijk weet meestal het hele kantoor het als iemand een fout heeft gemaakt.

Als de perfectionist vlak voor een controle weet dat hij een bepaalde stap in het proces niet heeft gezet, is het makkelijker om bijvoorbeeld een handtekening te vervalsen, dan toe te geven dat je een fout hebt gemaakt.

De perfectionist is niet zelden een collega die als zeer succesvol werd gezien en een snelle carrière aan het maken was. Voor zo iemand is namelijk het gezichtsverlies en de schaamte groot. Dan maar het risico accepteren dat je frauduleuze herstelpoging wordt ontdekt.

De kat in het nauw is een categorie fraudeur die we de afgelopen jaren met enige regelmaat zijn tegengekomen.

Hij of zij heeft een ‘hobby’ die zo veel tijd en geld kost, dat het reguliere inkomen niet genoeg is. Het kan bijvoorbeeld gaan om een koopverslaving of gokverslaving. Of er is sprake van enorme financiële druk en schuldenproblematiek, bijvoorbeeld door een echtscheiding. Of het is iemand die koste wat kost een bepaalde levensstijl wil handhaven, terwijl het inkomen dat eigenlijk niet mogelijk maakt.

Dit type fraude begint soms per ongeluk en meestal klein: een relatief laag bedrag wordt naar een eigen rekening gesluisd en het wordt niet ontdekt. Dan gebeurt het nog een keer en nog een keer, de bedragen worden steeds groter, en de tussenliggende periode steeds korter. Niet zelden duurt het meerdere jaren voordat de fraudeur ontmaskerd wordt. De schade is dan soms al in de miljoenen gelopen.

Dit type fraudeur komt in alle sectoren voor, heeft meestal een positie in de financiële functie, en weet gelegenheid te creëren om te frauderen.

De opportunist maakt gebruik van mogelijkheden die zich voordoen, voor eigen gewin of organisatiegewin, zonder rekening te houden met geldende regels, maatschappelijke normen of ethische principes.

De opportunist zal over zichzelf niet zeggen dat ethiek geen rol speelt of dat hij geen principes heeft. De opportunist hanteert echter een ánder principe, namelijk het principe dat geen kans onbenut mag blijven. Als je daarvoor de spelregels een beetje anders moet uitleggen, dan is dat maar zo, dat hoort erbij.

In het bedrijfsleven kom je veel opportunisten tegen. Het zijn de ras-ondernemers, de succesvolle verkopers, de handige regelaars. Ze oogsten vaak bewondering voor de resultaten die ze behalen. En door die bewondering en de smaak van succes worden ze aangemoedigd in hun opportunistische gedrag.

Je kunt ze herkennen aan uitspraken als “dit is een gouden kans, die kunnen we écht niet laten liggen”, “iedereen in onze branche doet het”, of “natuurlijk zijn er risico’s, maar als we deze kans laten schieten zijn we een dief van onze eigen portemonnee”. Het zijn ook de commerciële medewerkers die het meeste verzet tonen tegen compliance regels.

Uiteraard is niet iedere succesvolle ondernemer of verkoper die opportunistische trekjes vertoont een potentiële fraudeur. Zij lopen echter wel een groter risico op het overtreden van wetten en (interne) regelgeving. Vaak niet eens voor eigen gewin, maar in het belang van de onderneming. En ook dat kan de onderneming veel schade toe brengen, bijvoorbeeld als het gaat om corruptie of het overtreden van sanctieregelgeving.

Commercieel gedrag wordt in veel organisaties aangemoedigd. Bijvoorbeeld door targets te stellen en door bonussen toe te kennen. Daar is op zich niets mis mee, zolang er maar voldoende tegenwicht wordt geboden aan die incentives. Bijvoorbeeld in de vorm van een gedragscode, compliance procedures, controlemaatregelen etc.

De onaantastbare lijkt op de zonnekoning die we allemaal wel kennen.

De zonnekoning wordt echter vooral geassocieerd met luxe, terwijl het bij de onaantastbare puur gaat om de macht die hoort bij de functie. De heersende gedachte is ‘het is mijn toko, mij maken ze niks’. De omgeving vergoelijkt vaak het gedrag onder het motto ‘zo is hij (of zij) nu eenmaal’.

De onaantastbare permitteert zich gedrag dat van anderen in de organisatie niet geaccepteerd zou worden, zijn gedrag wordt niet gecorrigeerd door de omgeving. Denk bijvoorbeeld aan machtsmisbruik, intimidatie of seksueel grensoverschrijdend gedrag, maar ook financiële vrijheden, bijvoorbeeld met bonussen of onkostendeclaraties.

De onaantastbare verliest vaak pas zijn status als het gedrag zichtbaar wordt voor externen, bijvoorbeeld een nieuwe collega die het gedrag ter discussie stelt, de private equity organisatie die de aandelen van de dga heeft overgenomen, of de belastingdienst die een controle uitvoert.

De val van de onaantastbare leidt vaak ook tot veel schade voor de onderneming die hij bestuurde.