De laatste jaren zien wij een toenemende behoefte aan integriteitsaudits: een onderzoek naar hoe uw organisatie integer handelen stimuleert en de risico’s op integriteitsinbreuken voorkomt. Het onderzoek bestaat vaak uit een inventarisatie en analyse van uw bestaande integriteitsbeleid waarna u een conclusie en advies ontvangt. Soms vindt een integriteitsaudit plaats naar aanleiding van specifieke transacties of gebeurtenissen. Hoe zorgt u ervoor dat een preventieve integriteitsaudit in uw voordeel werkt?
Waarom biedt een preventieve integriteitsaudit u voordelen?
Sommige organisaties zijn intrinsiek gemotiveerd om integriteit actief te benaderen. Zij geven integriteit een plek in hun beleid en dragen dit actief uit binnen hun organisatie en richting stakeholders. Andere organisaties doen dit echter nog met het oog op externe motieven. We geven wat voorbeelden uit onze praktijk:
- Een zorginstelling werd geconfronteerd met meldingen bij één van de IKZ-partners (Informatie Knooppunt Zorgfraude) van mogelijk frauduleus handelen. De IKZ-partner stelde de zorginstelling in de gelegenheid om aan te tonen dat dit niet zo was. Dat is best lastig... Toon maar eens aan dat er géén speld in een hooiberg zit. Daarom onderzochten we in overleg met de zorginstelling transacties met een verhoogd risico, het integriteitsbeleid en de beheersing van integriteitsrisico’s. Dit gaf de zorginstelling waardevolle handvatten ter verdere verbetering van hun integriteitsbeleid.
- De media maakten melding van een vastgoedbedrijf dat betrokken was bij een vastgoedtransactie van een gemeente. Hierin melden ze mogelijke integriteitsinbreuken in de vorm van omkoping en misbruik van informatie. Het vastgoedbedrijf wilde daarom graag zelf weten of bij deze transactie integriteitsrisico’s bestonden en of ze deze risico’s adequaat hadden behandeld. Onze evaluatie van de transactie ten opzichte van het bestaande beleid en externe richtlijnen beantwoordden deze vragen.
- Bij een internationaal opererende fabriek van industriële productiemiddelen kwam het regelmatig voor dat derde partijen facturen betaalden uit naam van debiteuren van de fabriek. Ook de bank zag dit en stelde vragen over de herkomst van het geld en waarom derden dit betaalden. De fabriek constateerde dat zij geen proces hadden waarbij ze zakelijke relaties adequaat screenen. Ook in contacten en contracten met afnemers hadden ze ‘integer handelen’ niet expliciet opgenomen. We hebben voor deze fabriek een integriteitsbeleid opgezet met daarin een compliance framework en een proces voor het screenen van zakelijke relaties. Deze screenings hebben inmiddels al één keer voorkomen dat ze in zee gingen met een niet-integere buitenlandse partij.
Wacht niet tot u met 0-1 achterstaat!
U heeft dus meerdere redenen om een integriteitsaudit uit te voeren. Bovenstaande organisaties stonden eigenlijk al met 0-1 achter op het moment dat ze onze hulp inschakelden. Ze hadden de schijn al tegen, omdat ze geassocieerd werden met niet-integer handelen. Dit verbeterde niet toen ze de vragen van externe belanghebbenden niet direct konden beantwoorden. Het is dan moeilijk om het vertrouwen weer terug te winnen. Hoe oneerlijk ook...
Laat daarom een preventieve integriteitsaudit uitvoeren. Zie dit als periodieke controles bij de tandarts: vindt de tandarts tijdens de controle een gaatje, dan vult hij dat en voorkomt hij erger. Bent u er niet op tijd bij, dan is misschien uw hele kies al rot en is trekken de enige optie.
Hoe gaat zo’n audit in zijn werk?
In het buitenland voeren we al vaak periodieke preventieve integriteitsaudits uit. Zoals naar de beheersing van corruptierisico’s in het kader van de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) of de UK Bribery Act (UKBA). Iedere organisatie is anders en dat vraagt om een aanpak op maat, passend bij uw specifieke behoefte. Er zijn wel elementen in onze aanpak die in principe in iedere integriteitsaudit terugkomen:
- Analyse van het bestaande beleid.
- Gesprekken met verschillende sleutelfunctionarissen in de organisatie.
Dit geeft ons een beter beeld van de cultuur van uw onderneming en de specifieke ethische dilemma’s en integriteitsrisico’s. Daarnaast geven de gesprekken meer invulling aan de bestaande integriteitsbeleidsdocumenten en de effectiviteit daarvan.
- Beantwoorden van basisvragen.
Deze standaard vragenlijst geeft ons vergelijkingsmateriaal met andere organisaties en best practices. En bij een jaarlijkse audit maken wij een analyse van eventuele verbeterslagen die uw organisatie heeft gemaakt.
U ontvangt de resultaten in een overzichtelijke rapportage en concrete adviezen.
Wat levert een integriteitsaudit u op?
Iedere organisatie is anders en iedere integriteitsaudit heeft een andere invalshoek. Afhankelijk van uw behoefte en insteek levert een integriteitsaudit u het volgende op:
- Inzicht in de ‘volwassenheid’ van uw integriteitsbeleid, ook ten opzichte van vergelijkbare organisaties en/of externe standaarden.
- Belangrijkste integriteitsrisico’s in een matrix.
- Inzicht in de effectiviteit van maatregelen om uw integriteitsrisico’s te beheersen en de eventuele gaten hierin.
- Inzicht in de feitelijke gang van zaken bij specifieke transacties met een verhoogd risico.
- Handvatten die integer handelen stimuleren en integriteit beter bespreekbaar maken in uw organisatie.
- Handvatten om aan externe belanghebbenden duidelijk te maken waar uw organisatie voor staat en hoe u invulling geeft aan integer handelen.
