Goed voorbeeld doet goed volgen. Het voorbeeldgedrag van bestuurders (‘tone at the top’) en het communiceren van gedragsregels en omgangsvormen is essentieel. Niet alleen om een cultuur te creëren waarin iedereen zich bewust is van het belang van eerlijk zakendoen. Maar ook om normen en waarden en wet- en regelgeving na te leven. Aandacht voor het personeel, hun ontwikkeling en een goede beloning draagt eraan bij dat werknemers zich gewaardeerd voelen en tevreden zijn. Dat is een belangrijke voedingsbodem voor positieve sociale controle en het ontmoedigen van fraude en corruptie.
Elke twee jaar doet de Association of Certified Fraud Examiners wereldwijd onderzoek naar fraudecases. Al decennia blijkt daaruit dat de meeste fraudes in organisaties aan het licht komen door een tip van een werknemer, klant of leverancier. In het meest recente onderzoek in 2020 kwam 43% van de fraudes door een tip aan het licht. Op gepaste afstand gevolgd door interne audit (15%), management review (12%), toeval (5%) en interne controles (4%). Het is dus belangrijk dat bestuurders zorgen voor een cultuur waarin werknemers, klanten en leveranciers zich vrij voelen om vermoedens van misstanden aan te kaarten. Duidelijke en toegankelijke klokkenluiders- en klachtenregelingen zijn daarvan onderdeel. Klokkenluiders ondervinden helaas vaak negatieve gevolgen van hun goedbedoelde meldingen. Dat tast de bereidheid tot melden aan. Het is dus essentieel dat melders worden beschermd en dat zij anoniem kunnen melden.
Organisaties met tevreden medewerkers, klanten en leveranciers en met bestuurders die zelf het juiste voorbeeld geven zijn het meest succesvol. Meteen cultuur waarin mensen zich veilig en vrij voelen om misstanden aan te kaarten, slagen zij er het beste in om fraude en corruptie te voorkomen.
Uiteraard zijn interne beheersing, screening van klanten en leveranciers, het trainen van het fraudebewustzijn van werknemers en een zorgvuldige administratie en jaarrekening ook van belang.
Voorkomt een goede frauderisicobeheersing alle fraude? Helaas niet. Maatregelen helpen de organisatie om de weerbaarheid te vergroten, maar nemen niet alle risico’s weg. Ze kunnen er wel voor zorgen dat fraudes eerder ontdekt worden. Goed en snel reageren op fraude beperkt de schade. Maar hoe dan?
Een frauderesponsplan helpt bestuurders en toezichthouders van uw onderneming bij het plannen, coördineren en uitvoeren van onderzoek en te nemen maatregelen. Denk vooraf in alle rust na over het te volgen proces bij vermoedens van fraude en werk dit uit in een frauderesponsplan. Dat helpt u om snel en adequaat in te grijpen als een fraude zich voordoet. De NBA publiceerde aanbevelingen voor bestuurders en toezichthouders om een frauderesponsplan op te stellen. Hierbij zijn zes hoofdthema’s te onderscheiden:
Het is belangrijk dat elke onderneming haar eigen frauderesponsplan opstelt. Ook u! Houd daarbij rekening met de omvang en complexiteit van de onderneming. Maar ook met de verschillende verschijningsvormen van fraude en de mogelijke impact daarvan op uw onderneming. Fraude gepleegd door het management of de directie heeft vaak een grotere impact dan fraude gepleegd door werknemers. Het frauderesponsplan voorziet in een proportionele en juiste opvolging, al naar gelang de aard en ernst van de fraude.
Wat moet ik doen als ik vermoed dat er binnen mijn onderneming sprake is van fraude of corruptie. Welke stappen moet ik doorlopen en wat moet ik vooral niet doen? Goede vragen.
Wij geven je graag nieuwe (internationale) inzichten op het gebied van financiën, bedrijfsvoering, strategie, governance, risk, compliance en meer.