Een werknemer heeft recht op een reiskostenvergoeding indien dit is vastgelegd in het arbeidscontract of in de CAO. Indien wordt voldaan aan de fiscale voorwaarden kan de werkgever aan de werknemer een onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken. Dit houdt in dat de vergoeding voor de reiskosten niet wordt gerekend tot het loon waarover loonbelasting verschuldigd is. Op hoofdlijnen kan een reiskostenvergoeding kan op twee manieren vergoed worden:
Werknemer en werkgever kunnen kiezen voor een vergoeding per kilometer. De onbelaste vergoeding bedraagt in dit geval maximaal €0,19 per zakelijke kilometer, ongeacht het vervoersmiddel. Let wel, dit geldt niet indien de werknemer beschikt over vervoersmiddelen die door de zaak ter beschikking zijn gesteld. Denk hierbij aan een leaseauto of een OV-kaart van de zaak. Onder voorwaarden is het voorts mogelijk om de werkelijke kosten vergoed te krijgen voor het openbaar vervoer.
Een werkgever kan zijn werknemers ook een vaste vergoeding geven voor woon-werkverkeer. Belangrijke voorwaarden is dat de zakelijke reizen een bepaalde vaste regelmaat hebben en dat de kosten naar aard en veronderstelde omvang gespecificeerd moeten zijn. Zo is een vaste reiskostenvergoeding mogelijk indien de werknemer een vaste arbeidsplaats heeft waar hij/zij, op jaarbasis vermoedelijk minstens 36 weken naartoe reist. Lukt dit niet dan is een vaste reiskostenvergoeding alleen mogelijk op basis van declaraties of nacalculatie. Bij declaraties krijgen de werknemers pas een vergoeding nadat de zakelijke kilometers zijn geregistreerd en gedeclareerd. Bij nacalculatie krijgen werknemers vooraf een voorschot op de vergoeding. Na verloop van tijd wordt beoordeeld of de zakelijke kilometers daadwerkelijk zijn afgelegd. Daar waar nodig vindt dan een correctie plaats.
Ontvangt een werknemer geen reiskostenvergoeding van de werkgever, dan kunnen - alleen als er met OV wordt gereisd - de zakelijke reiskosten jaarlijks opgevoerd worden als aftrekpost in de aangifte inkomstenbelasting. In het geval gereisd wordt met het openbaar vervoer kan onder voorwaarden een vast bedrag afgetrokken worden.
Sinds de invoering van de overheidsmaatregelen om het coronavirus in te dammen (denk aan zoveel mogelijk thuiswerken) is het reispatroon van veel werknemers aantoonbaar veranderd. Zonder nadere wetgeving betekent een verandering in het reispatroon ook een verandering voor de onbelaste reiskostenvergoedingen door werkgever. Om deze reden heeft de overheid in 2020 en 2021 meerdere malen goedgekeurd dat het veranderde reispatroon van werkennemers geen gevolgen heeft voor de mogelijkheid om onbelaste reiskostenvergoeding door de werkgevers te blijven vergoeden. Gelet op dit begunstigende beleid zien we hier twee kronkels.
Zo schrijft het coronabeleid voor dat werknemers die geen reiskostenvergoeding ontvangen van hun werkgever hun reiskosten slechts kunnen aftrekken in de inkomstenbelasting over de periode tot de datum waarop geen kosten meer gemaakt worden. Voorbeeld: werknemer Cora heeft een OV-abonnement dat doorliep tot 1 september 2020. Sinds maart 2020 moet Cora volledig thuiswerken, zij reist dus helemaal niet meer. Cora mag dan, volgens de fiscus, OV-reiskostenaftrek claimen tot 1 september 2020 omdat ze na 1 september 2020 geen kosten meer maakt.
Werkgevers die echter wel de reiskosten van hun werknemers blijven vergoeden, mogen - ondanks de gewijzigde reispatronen van hun werknemers - echter zonder voorwaarden doorgaan met het onbelast blijven vergoeden. De werkgever die geen kosten meer maakt inzake OV-abonnementen etc, mag dus desondanks een onbelaste reiskostenvergoeding uit blijven betalen. Terwijl werknemers beknot worden in hun aftrek zodra ze geen kosten meer maken. Voor dit onderscheid is geen duidelijke rechtvaardiging aan te wijzen. Daarom adviseren wij dan ook om werknemers die met het OV reizen toch voor het gehele jaar 2020 reiskostenaftrek te claimen in de belastingaangifte. Heb je de aangifte al ingediend, dan kun je dit alsnog aanpassen en een herziene versie indienen. En voor 2021 kun je in ieder geval tot 1 juli ook die aftrek dan claimen, want nu al staat vast dat werkgevers tot die tijd onbelast reiskosten mogen blijven vergoeden.
Een tweede kronkel betreft de vraag waarom de fiscus toestaat dat werkgevers een onbelaste reiskostenvergoeding mogen blijven doorbetalen, terwijl werknemers daadwerkelijk niet reizen voor hun werk. Daarnaast heeft de staatssecretaris op 24 maart jl. aangegeven dat deze werkgevers de onbelaste reiskostenvergoeding mogen inzetten voor het vergoeden van de kosten van thuiswerken. Dit is volgens ons in strijd met de regels in de Wet Loonbelasting. Deze wet schrijft immers heel duidelijk dat een onbelaste vergoeding slechts verstrekt mag worden indien deze gebruikt wordt voor datgene waarvoor het bedoeld is. Je mag niet een vergoeding voor kostensoort A gebruiken als onderbouwing voor het vergoeden van kostensoort B. De huidige corona-gunstregeling geldt in ieder geval tot 1 juli 2021.
Bent u werkgever of een werknemer en heeft u vragen over de reiskostenvergoeding of aftrek in coronatijd, neem dan gerust contact op met Cor Overduin.
Wij geven je graag nieuwe (internationale) inzichten op het gebied van financiën, bedrijfsvoering, strategie, governance, risk, compliance en meer.