De termen eDiscovery en eDisclosure zijn lange tijd door elkaar gebruikt: eDiscovery was een Amerikaanse term en eDisclosure werd meer gebruikt in het Verenigd Koninkrijk. Nu hebben de termen een preciezere betekenis gekregen. Zowel eDiscovery als eDisclosure hebben betrekking op de verwerking en productie van data uit elektronisch opgeslagen informatie: Eletronically Stored Information (ESI). Het onderscheid is:
Het verstrekken van ESI in een formaat dat degene die erom hebben gevraagd kunnen delen. Bijvoorbeeld advocaten, hun cliënten, de rechtbank in gerechtelijke procedures en ook toezichthouders.
Het proces van het gebruik van hulpmiddelen om relevante gegevens te ontdekken en te onderwerpen aan een efficiënte analyse.
Ondanks de verschillen in deze twee processen gebruiken we één model: EDRM.
Het EDRM-diagram is een conceptueel en gefaseerd model van het eDiscovery proces. U kunt op verschillende manieren door de fasen heengaan:
Het is in ieder geval de bedoeling dat per fase het totale volume aan data daalt en de relevantie van die data toeneemt.
Het doel van deze fase is dat wij inzicht krijgen in alle bronnen die relevante informatie kunnen bevatten. Data kan verspreid zijn over gedeelde schijven, externe cloud-omgevingen, mailboxen en ‘persoonlijke’ lokale schijven. Ook al werken organisaties steeds meer digitaal, toch kan het nog steeds voorkomen dat er papieren dossiers aanwezig zijn en dat deze (nog) niet allemaal gedigitaliseerd zijn. Ook denken we hier aan de hoeveelheid data. Hier zijn vragen aan gekoppeld als:
In deze fase bepalen we ook de omvang van het onderzoek en de betrokken personen. We voeren gesprekken met personen die relevante informatie met ons kunnen delen, zoals IT-personeel die toegang heeft tot elektronische data. Aan de hand van deze informatie identificeren we de relevante ESI.
Zodra we de relevante ESI hebben geïdentificeerd, is het preserveren van dat bewijs (voor rechtszaken) de volgende stap. Om de juridische verdedigbaarheid te behouden, moeten we de preservering zo snel mogelijk starten om te voorkomen dat iets of iemand eventuele relevante ESI wijzigt of verwijdert. Dit doen we bijvoorbeeld met het uitvaardigen van een litigation/legal hold. Zo kan niemand e-mails, die mogelijk als bewijs kunnen dienen, permanent verwijderen. In Nederland komt het afgeven van een legal hold niet vaak voor. We stappen dus bijna altijd meteen door naar de volgende fase: de collectiefase.
Tijdens deze fase verkrijgen we ESI op een forensisch verantwoorde manier uit online bronnen (e-mail accounts, cloud, et cetera) en fysieke apparaten. Forensische collectie vindt plaats op locatie en/of op afstand. Lees hier meer over hoe forensische collectie in zijn werk gaat.
Omdat we de data uit verschillende systemen halen in verschillende formaten is de data meestal ongestructureerd. Tijdens de verwerkingsfase is het doel om de data om te zetten in een geschikt formaat en de hoeveelheid data die we beoordelen te verminderen. In deze fase herstellen we bijvoorbeeld back-ups en extraheren we afzonderlijke bestanden en e-mails uit containerbestanden. Door het elimineren van de ruis vinden we relevante documenten sneller en verlagen we dus de kosten voor het reviewen. Dit doen we met filtering, zoals deduplicatie waarbij we dubbele kopieën van gegevens elimineren voordat we iets in het reviewplatform laden.
Tijdens de reviewfase hosten we data in een eDiscovery platform, zodat u alle data kunt inzien. U weet waar u naar op zoek bent, maar hoe gaat u te werk? Wij denken tijdens deze fase met u mee over bijvoorbeeld het opstellen van een lijst met gerichte zoektermen waarmee we relevante documenten sneller vinden. Ook finetunen wij het platform voor u zodat u deze documenten gemakkelijk beoordeelt op bijvoorbeeld relevantie. Ook kunt u in deze fase gebruikmaken van ‘Active Learning’: een tool waarmee data snel kan worden geordend en voorspeld kan worden welke documenten het meest waarschijnlijk relevant zijn voor u als reviewer. Hiermee kunnen wij de totale beoordelingstijd, en dus de kosten, reduceren.
Hoewel we het ‘reviewen’ en ‘analyseren’ vermelden als afzonderlijke fasen, zijn ze sterk met elkaar verweven. De huidige technologie stelt reviewers in staat om concepten en context te analyseren die in de reviewfase zijn afgewisseld. Tijdens de analysefase doorloopt u bijvoorbeeld de volgende stappen:
In overleg zetten wij ook deze technieken in om u een beter en sneller inzicht te geven in de relevante data.
Na het reviewen en analyseren produceren we de relevante ESI om deze te kunnen gebruiken in bijvoorbeeld een rechtszaak. We maken de documenten op tekst doorzoekbaar(OCR-en), converteren bestanden, brandmerken pagina’s en censureren gevoelige inhoud in documenten. Een efficiënt en bruikbaar format is hierbij belangrijk zodat we kosten, risico’s en fouten verminderen.
De laatste fase is het presenteren van het digitale bewijsmateriaal. Is het nodig om de bevindingen in een rechtszaak te presenteren, dan helpen wij u met het duidelijk demonstreren van de feiten met bijvoorbeeld het gebruik van visuele hulpmiddelen.
Wilt u meer weten en tijd en kosten besparen op uw onderzoek? Schakel ons dan in! Neem vrijblijvend contact op met één van onze specialisten.