Geven wij onze werknemers genoeg ruimte om meldingen te kunnen maken van misstanden en/of inbreuken? Heeft mijn organisatie een klokkenluidersregeling? Hoe zorg ik ervoor dat de organisatie voldoet aan de (nieuwe) Wet bescherming klokkenluiders? En, wat doet mijn organisatie met de melding en de gegevens zodra een werknemer een melding maakt van een misstand/inbreuk?
Goed omgaan met het melden van misstanden is niet eenvoudig. We kennen de voorbeelden waar het helemaal fout ging. Met persoonlijke, reputatie en financiële schade tot gevolg. Onderzoek toont aan dat in West-Europa 39% van de fraudegevallen wordt ontdekt door meldingen die gemaakt zijn door werknemers en klanten. Reden genoeg om binnen uw organisatie een effectieve klokkenluidersregeling te hebben.
Door de (nieuwe) Wet bescherming klokkenluiders moeten organisaties voldoen aan strengere eisen met betrekking tot interne meldprocedures en de bescherming die zij moet bieden aan melders en andere betrokkenen. Om uw organisatie hier goed op in te richten, is het van belang de bestaande meldprocedures, klokkenluidersregeling, meldkanalen en de bedrijfscultuur onder te loep te nemen.
Cultuur vormt de basis voor het gedrag uw werknemers: “Hoe werken wij samen en hoe lossen wij conflicten op?” Openstaan voor tegenspraak, betrokken werknemers en transparante communicatie zijn eigenschappen van een cultuur waarin integer gedrag wordt gestimuleerd. Zo verkleint u de kans op misstanden en/of inbreuken. De bedrijfscultuur moet ruimte en bescherming bieden aan werknemers om een melding te maken.
Door beleidsstukken op de juiste manier op te stellen, uit te dragen en na te leven (door alle lagen in de organisatie) gaat niet-integer handelen opvallen. In een gedragscode zijn de kernwaarden van uw organisatie uitgewerkt. Dit geeft werknemers een beeld van wat de organisatie wil uitstralen en welk gedrag zij van haar werknemers verwacht. Integer zakendoen wordt de normale gang van zaken binnen uw organisatie.
Om een veilig werkklimaat te behouden is het van belang dat u snel en adequaat inspeelt op mogelijke misstanden. U kunt echter niet altijd overal bij aanwezig zijn. Naast het hebben van een cultuur waarin ruimte bestaat om interne zaken bespreekbaar te maken, is het van belang om een andere mogelijkheid te bieden om die zaken (eventueel anoniem) kenbaar te maken. Een goede klokkenluidersregeling en meldkanaal helpen om de drempel van het melden van misstanden te verlagen. Met een klokkenluidersregeling communiceert uw organisatie de boodschap van bescherming van werknemers. Het versterkt het vertrouwen van de werknemer in het vermogen van de organisatie om misstanden effectief en adequaat aan te pakken.
Door interne en externe factoren is uw bedrijfscultuur aan verandering onderhevig. Een tussentijdse evaluatie van de cultuur is belangrijk. Om uw organisatie te evalueren is een objectieve blik noodzakelijk. Omdat de bedrijfscultuur onderdeel is van uw eigen identiteit, is het lastig om zelf met een kritische en objectieve blik de organisatie te evalueren. Als onafhankelijke partij helpen wij u graag bij het hebben van deze objectieve blik.
De kracht van speaking up
Werken in een omgeving waar zowel het melden als de melder veilig zijn. Wat is daarvoor nodig? Waarom zijn melders belangrijk voor uw organisatie? En welke stappen moet u volgen om te komen tot een passende en effectieve meldprocedure?
Alle organisaties en behoeftes zijn anders, waardoor maatwerk nodig is. Met onze Klokkenluiders Dienstverlening helpt ons team u bij het creëren van passende beleidsstukken, procedures en meldkanalen die bijdragen aan een open en veilige cultuur.
Een goede meldregeling draagt bij aan een cultuur die de integriteit bevordert. Beschikbaarheid van verschillende meldkanalen, zoals e-mail of een telefonisch meldpunt maakt het voor werknemers toegankelijker om een melding te maken. Wij hebben de kennis en capaciteiten in huis om alle fasen van een melding te behandelen: van het binnenkomen van een melding in ons klokkenluiderssysteem tot aan de afronding hiervan. Dit betekent dat wij, als onafhankelijke en onpartijdige adviseur, u volledig kunnen ontzorgen door de rol van meldingsbeheerder op ons te nemen. Onderzoek naar vermoedelijke onregelmatigheden die door klokkenluiders zijn gemeld of anderszins zijn geconstateerd kunnen door onze forensische-onderzoek collega’s uitgevoerd worden.
Een organisatie die handelt naar integriteit. Integer handelen heeft een positieve invloed op de reputatie van de organisatie. Een gedragscode geeft het gedrag weer wat de organisatie van alle werknemers verwacht. Het creëert bewustwording van wenselijk gedrag onder de werknemers. De bewustwording zorgt ervoor dat werknemers minder snel een misstand begaan. Niet-integer handelen gaat hierdoor opvallen. Met een ‘speak-up procedure’ moedigt u werknemers aan een melding te maken zodra zij niet-integer gedrag ervaren.
De organisatie kan vroegtijdig en adequaat misstanden oplossen, waardoor escalerende situaties beperkt of voorkomen kunnen worden. Meldingen zijn voor de organisatie een belangrijke bron om misstanden en/of inbreuken op te lossen.
Een klokkenluidersregeling biedt (potentiële) klokkenluiders bescherming en draagt bij aan het vertrouwen dat de klokkenluider heeft in de organisatie. Dit vergroot de kans werknemers eerst intern (anoniem) een melding maken in plaats van dat zij direct een externe partij benaderen. Hierdoor blijft bedrijfsgevoelige informatie binnen de organisatie. Ook voldoet u aan de eisen die de (nieuwe) Wet bescherming klokkenluiders stelt aan klokkenluidersregelingen.
Wij gaan graag met u in gesprek over integriteit en klokkenluiders. Op die manier kunnen wij er samen met uw organisatie voor zorgen dat het aantal misstanden en inbreuken beperken. Neem contact op met één van de specialisten van Grant Thornton.
